Tôi đã xây dựng đế chế 2 tỷ USD nhờ 3 bài học nhỏ

 Những giải pháp lớn thường được xây dựng từ các ý tưởng nhỏ.

Có những sự nghiệp lớn lao được khởi đầu rất nhỏ bé. Ý tưởng thành lập hãng công nghệ Polycom (ngày nay có trị giá 2 tỷ USD) đến từ một quyển sách trị giá 0,95 USD mà nhà sáng lập Jeff Rodman mua từ RadioShack vào năm 1991. Cuốn sách nhỏ ấy đã giới thiệu cho ông và người đồng sáng lập Brian Hinman một chủ đề “bí hiểm” là kỹ thuật thiết kế loa cách âm treo (Acoustic Suspension). Biết về kỹ thuật đó, Rodman hiểu ra một điều: vẫn có thể có âm thanh to mà chẳng cần phải dùng loa lớn.

Từ đó, Rodman và Hinman tìm ra được cách thiết kế các thiết bị có thể phát ra âm thanh lớn và rõ, nhưng lại có kích thước nhỏ gọn. Chính sự nhỏ gọn và tiện lợi đó đã giúp Polycom bán được hàng triệu bộ điện thoại dùng trong phòng họp của hơn 400.000 doanh nghiệp khắp thế giới.

Hiện tại, Polycom đang có 3.800 nhân viên trên khắp thế giới, hàng năm đạt doanh thu khoảng 1,4 tỷ USD và lợi nhuận tầm 130 triệu USD. Tháng 7/2016, Polycom được bán lại với giá 2 tỷ USD cho hãng Siris Capital Group.

Trong suốt hơn 25 năm xây dựng nên Polycom, Jeff và các đồng nghiệp đã cùng nhau đạt nhiều thành công lớn lao. Tuy nhiên, những thành công lớn đó lại không đến từ việc chạy theo những ý tưởng to tát. Jeff bình luận: “Những điều lớn lao được tạo dựng từ những điều nhỏ nhặt hơn. Nếu bạn chỉ biết nghĩ theo kiểu “phải làm lớn”, bạn sẽ không bao giờ đạt được mục tiêu thực sự”.

Điện thoại Polycom được Nhà Trắng tin dùng cho những cuộc họp quan trọng nhất. Ảnh: cbsistatic.com

Từ thành công của Polycom, Jeff đã rút ra 3 bài học nhỏ mà lại có thể tạo ra nhiều thay đổi lớn:

1. Biết cách hỏi những câu hỏi nhỏ

Tập trung vào những đổi mới nhỏ sẽ dẫn đến những đột phá lớn. Từ “đổi mới” có vẻ rất ‘hoành tráng’, nhưng thật ra nó chỉ có nghĩa là tập cách làm được nhiều thứ hơn với mức chi phí thấp hơn. Thay vì ám ảnh bởi những suy nghĩ quá to tát, hãy tự hỏi bản thân: “Đâu là sự thay đổi nhỏ nhất chúng ta có thể đem lại cho chất lượng sản phẩm, hệ thống giao hàng, hệ thống phân phối, cơ cấu tổ chức, hoặc kênh thông tin nội bộ của công ty?”. Hay hơn nữa là hãy đặt các câu hỏi buộc bạn phải vừa nghĩ cách giảm chi phí, lại vừa tăng kết quả: “Chúng ta có thể cắt giảm những gì trong lĩnh vực này để cải thiện và đơn giản hoá các quy trình?”

2. Hiểu quy tắc “thiết kế nhỏ”

Phải nhớ rằng việc thiết kế là hướng vào trải nghiệm của khách hàng, chứ không phải chỉ chạy theo những tiến bộ công nghệ. Quy tắc “thiết kế nhỏ” của Polycom không chỉ dừng lại ở việc tạo ra các sản phẩm nhỏ gọn hơn, mà còn đòi hỏi phải giảm thiểu độ phức tạp trong việc sử dụng sản phẩm. Mỗi sản phẩm mới của Polycom luôn hướng tới mục tiêu cho phép người dùng làm được nhiều việc hơn với công sức bỏ ra ít hơn.

Trong cuốn sách Creativity, Inc, nhà sáng lập kiêm CEO của hãng phim Pixar là Ed Catmull đã kể lại rằng, ông phát hiện việc sử dụng các bộ bàn họp hình chữ nhật là nhân tố ảnh hưởng tiêu cực đến sự sáng tạo. Do đó, Pixar đã sớm chuyển sang sử dụng bàn họp hình vuông. Đó là một thay đổi nhỏ về thiết kế, nhưng kết quả mang lại là cực kỳ lớn.

Thiết kế của RealPresence Centro được tối ưu hóa cho các cuộc họp bàn tròn. Ảnh: Polycom

Jeff và đồng sự của mình đã đi đến kết luận tương tự khi thiết kế RealPresence Centro - giải pháp họp trực tuyến (video conference) mới nhất của Polycom. Cả phần cấu trúc bên ngoài và thiết kế âm học của sản phẩm này đã được tối ưu hóa cho các cuộc họp “bàn tròn” (in the round) thay vì dạng bàn họp dài truyền thống. Đây là một điển hình của việc tăng cường giá trị hữu dụng bằng cách giảm độ phức tạp, chứ không phải chỉ là bổ sung thêm tính năng.

Trên hết, điểm mấu chốt của bất kỳ một thiết kế tốt nào là làm cho người dùng không còn để ý tới nó nữa – một thiết kế đơn giản và tinh gọn tới mức trải nghiệm của người dùng trở nên cực kỳ tự nhiên.

3. Rèn luyện những thói quen nhỏ

Những thói quen nhỏ sẽ có ảnh hưởng lâu dài. Đấy có thể là những điều đơn giản như dành thời gian xem thể thao với bạn bè, có một giấc ngủ sâu mỗi đêm, luôn ghi ngày tháng phía trên cùng của mỗi trang ghi chú. Biết suy nghĩ trước về việc ngày mai sẽ làm gì trong lúc đang tắm có thể là thói quen nhỏ nhưng đem lại hiệu quả rất cao. Charles Duhigg đã chỉ ra trong quyển sách The Power of Habit rằng, người ta sống hạnh phúc không phải là vì đặt ra mục tiêu là sống hạnh phúc, mà đó là kết quả của việc biết xây dựng những thói quen nhỏ nhưng mang lại nhiều lợi ích.

Một số thói quen nhỏ được tạo dựng một cách tự nhiên, chẳng hạn như việc ăn uống đúng cách hoặc kiểm tra chìa khóa khi ra khỏi nhà. Một số thói quen khác được phát triển qua thời gian, và chúng ta sẽ biết được thói quen nào tốt và thói quen nào xấu. Một trong những thói quen nhỏ của Jeff là vào cuối mỗi buổi thuyết trình mà ông tham gia, ông sẽ nghĩ xem ai là gương mặt sáng giá trong hôm đó (tạm gọi là X), sau đó ông sẽ hỏi người thuyết trình rằng: “Anh/cô X nghĩ gì về điều này?”.

Jeff Rodman, đồng sáng lập kiêm CTO của Polycom. Ảnh: sbnonline.com

Câu hỏi này là một mũi tên trúng 2 đích. Thứ nhất, nó buộc Jeff phải luyện tập việc nhớ tên và khuôn mặt của những người mà ông làm việc chung. Thứ hai, các nhà quản lý dưới quyền của Jeff được nhắc nhở rằng ông muốn họ phải biết tiếp thu ý kiến từ các nhân viên, chứ không phải đưa ra quyết định trong sự cô lập.

Chúng ta thường dễ bị lôi cuốn vào việc tìm kiếm một giải pháp nào đó có thể mang lại “đại nhảy vọt”, nhưng thực ra hầu hết những giải pháp tốt nhất sẽ luôn được xây dựng từ những ý tưởng nhỏ. Biết cách đi từng bước nhỏ không có nghĩa là bạn không thể thắng lớn, mà có nghĩa là một khi bạn thành công thì đó chắc chắn sẽ là một thành công cực kỳ lớn.

Nhịp Cầu Đầu Tư/ Harvard Business Review

'Ma trận Eisenhower' - Để sống cuộc đời hiệu quả như một tổng thống Mỹ

Dwight Eisenhower đã sống một cuộc đời hiệu quả nhất mà ít ai có thể tưởng tượng được...

Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961.

Trong thời gian đương nhiệm tại Nhà Trắng, ông đã đưa ra chương trình trực tiếp dẫn đến sự phát triển của hệ thống Xa lộ liên tiểu bang Hoa Kỳ, sự ra đời của Internet (DARPA ), chương trình thăm dò không gian (NASA), và việc sử dụng hòa bình các nguồn năng lượng thay thế (Luật Năng lượng nguyên tử - Atomic Energy Act).

Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, và chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp, và Đức.

Ngoài ra trong sự nghiệp của mình, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO, và bằng cách nào đó ông vẫn sắp xếp được thời gian để theo đuổi sở thích chơi golf và vẽ tranh sơn dầu của mình.

Eisenhower có một khả năng phi thường để duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ. Vì lý do đó, không ngạc nhiên khi mà các phương pháp quản lý thời gian, công việc và năng suất làm việc của ông đã được nhiều người bỏ công để nghiên cứu.

Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông đã được đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower) và đó là một công cụ ra quyết định đơn giản mà bạn có thể áp dụng ngay từ bây giờ.
Chúng ta hãy tìm hiểu xem làm thế nào để có thể làm việc năng suất hơn và Eisenhower Box hoạt động ra sao.

Ma trận Eisenhower: Làm thế nào để làm việc năng suất hơn

Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Sử dụng ma trận dưới đây, bạn sẽ phân tách các hành động của mình theo 4 khả năng.

1. Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).

2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ sẽ được giao phó cho người khác).
4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ sẽ được loại bỏ).
Điều tuyệt vời về ma trận này đó là nó có thể được sử dụng cho cả những kế hoạch lớn. Ví dụ, “Tôi nên sử dụng thời gian như thế nào mỗi tuần?" và những kế hoạch nhỏ hơn, “Tôi nên làm gì trong ngày hôm nay?".

Dưới đây là một ví dụ về Eisenhower Box áp dụng cho một ngày:

Sự khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng

"Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng" - Dwight Eisenhower

Việc khẩn cấp là những việc mà bạn cảm thấy cần phải giải quyết ngay lập tức như: email, điện thoại, tin nhắn, tin tức mới. Trong khi đó, theo lời Brett McKay nói thì “Những việc quan trọng là những việc làm đóng góp vào nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu mang tính chất dài hạn”.

Nếu tách biệt sự khác nhau giữa chúng một lần thì khá đơn giản, nhưng tiến hành một cách liên tục có thể gặp khó khăn. Điều tuyệt vời của ma trận Eisenhower là nó cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định lặp đi lặp lại liên tục. Và cũng giống như bất cứ điều gì khác trong cuộc sống, kiên nhẫn là điều tối quan trọng.

Dưới đây là một số quan sát khác mà tôi đã thực hiện từ việc sử dụng phương pháp này.

Loại bỏ trước khi tối ưu hóa

Vài năm trước, khi tôi đang đọc một tài liệu về lập trình máy tính thì tình cờ đọc được một câu trích dẫn khá thú vị:

“Chẳng có code nào nhanh hơn là không code” - Kevlin Henney

Hiểu theo nghĩa khác, cách nhanh nhất để hoàn thành một việc nào đó, cho dù là dùng máy tính để đọc một dòng lệnh hay loại đi một dòng nhiệm vụ trong danh sách công việc phải làm của bạn – là bỏ qua luôn nhiệm vụ đó.

Không có cách nào làm một công việc nhanh bằng việc không làm gì cả. Đó không phải là lý do khiến ta trở nên lười biếng mà là một gợi ý khiến ta có thể ra quyết định khó khăn và loại bỏ bất kỳ nhiệm vụ nào không giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu của mình.

Thông thường, chúng ta lấy năng suất công việc, quản lý thời gian và sự tối ưu hóa như một lý do để lảng tránh những câu hỏi hóc búa: “Thật sự tôi có phải làm điều đó không?”.

Quả là dễ dàng hơn rất nhiều khi duy trì sự bận rộn và tự động viên bản thân rằng ta chỉ cần làm việc hiệu quả hơn một chút hoặc “Ở lại làm việc muộn hơn một chút” hơn là phải chịu đựng sự bứt rứt khi bỏ đi công việc dễ chịu mà bạn đang làm, nhưng đó không phải là cách sử dụng hiệu quả nhất thời gian của bạn.

Như Tim Ferriss từng nói: “Bận rộn hình thành nên sự lười biếng, lười suy nghĩ và hành động bừa bãi“.

Phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết, từ đó dần dần chúng ta tiến tới “Bỏ đi” nhiệm vụ đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức.

Thành thật mà nói, nếu ta cứ đơn giản loại bỏ tất cả những điều khiến ta lãng phí thời gian mỗi ngày thì có lẽ sẽ không cần bất kỳ lời khuyên nào nào nữa.

You can do it!

Phương pháp này có này sẽ giúp tôi hoàn thành mục tiêu chứ? 

Một lưu ý cuối cùng: Sẽ rất khó khăn để loại bỏ những công việc khiến bạn lãng phí thời gian nếu bạn không chắc chắn bạn đang muốn làm điều gì.

Có hai câu hỏi sau đây có thể giúp làm rõ toàn bộ quá trình đằng sau phương pháp của Eisenhower:

1. Tôi đang làm việc vì cái gì?

2. Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?

Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta phân loại rõ từng nhiệm vụ trong cuộc sống thành các nhóm khác nhau. Quyết định những việc phải làm và những việc phải bỏ đi sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn hiểu rõ đâu là thứ quan trọng nhất đối với bạn.

Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng có thể nó là một công cụ ra quyết định hữu ích, giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.

Theo Trí Thức Trẻ/Yahoo News 

>> Mẹo làm việc ít, hiệu quả nhiều, bớt căng thẳng ai cũng cần biết

15 bài học kinh doanh từ người sáng lập Amazon (P2)

Điều gì đã làn nên thành công của hãng bán lẻ trực tuyến lớn nhất thế giới – Amazon? Phải chăng đó là người sở hữu khối tài sản trên 18 tỷ USD - Jeff Bezos. 

15 bài học kinh doanh từ người sáng lập Amazon (P1)

Điều gì đã làn nên thành công của hãng bán lẻ trực tuyến lớn nhất thế giới – Amazon? Phải chăng đó là người sở hữu khối tài sản trên 18 tỷ USD - Jeff Bezos.