3 cách để nhân viên hoàn thành việc đúng deadline

Nhắc nhở, phê bình hay xử phạt chỉ là những biện pháp tức thời khi “sự đã rồi”, tức là khi nhân viên không hoàn thành công việc đúng thời hạn. Thực hiện một số cách sau đây, nhà quản lý có thể sẽ giúp cấp dưới hoàn tất công việc được giao vừa đúng hạn vừa đảm bảo chất lượng.

1. Thay đổi cách đưa ra thời hạn hoàn thành (deadline) cho mỗi đầu công việc

Theo cách truyền thống thì việc ấn định deadline thường là một chiều, người đưa ra deadline luôn là sếp và người nhận deadline luôn là nhân viên. Giờ đây việc này nên được thực hiện theo hình thức 2 chiều, tức là ngoài người giao việc thì người nhận việc cũng cần được tham gia vào việc ấn định deadline.

Trước tiên, hãy để nhân viên tự đưa ra deadline cho từng đầu công việc được giao. Bởi thứ nhất, hơn ai hết, họ là người hiểu rõ nhất khả năng, điều kiện hoàn thành công việc của mình.

Thứ nữa, khi deadline được ấn định dựa trên ý kiến của người thực hiện, họ sẽ có trách nhiệm hơn với lời hứa của mình, và tất nhiên, trong trường hợp không hoàn thành công việc đúng deadline, họ sẽ cảm thấy mình là người có lỗi, ít có suy nghĩ đổ lỗi cho người khác, cho hoàn cảnh, và những lần sau đó họ sẽ cố gắng hơn.

Sau khi nhân viên đưa ra deadline theo ý kiến cá nhân, người quản lý sẽ căn cứ vào đó cùng kế hoạch đã định sẵn của mình để trao đổi lại với nhân viên và cả hai cùng thống nhất một deadline tối ưu.


2. Chỉ ra tầm quan trọng của mỗi đầu công việc nếu nó được hoàn thành đúng thời hạn. 

Tránh để nhân viên chỉ biết việc của mình mà không quan tâm rằng nó cần thiết tới mức nào đối với các bộ phận, cá nhân khác.

Cần để nhân viên ý thức rằng mỗi nhiệm vụ của mình là một mắt xích trong chuỗi nhiệm vụ chung, một mắt xích bị khiếm khuyết sẽ gây lỗi cho cả hệ thống.

3. Chia nhỏ đầu công việc theo dạng lộ trình.

Việc để deadline quá xa sẽ dễ khiến người nhận việc xao nhãng hoặc không cân đối được thời gian thực hiện từng nhiệm vụ nhỏ trong đó, dễ để dồn việc vào hạn chót, và kết quả là không hoàn thành hoặc hoàn thành với chất lượng kém.

Chia nhỏ việc ra dựa trên mức độ cần hoàn thành ngay của chúng, đồng nghĩa deadline cho từng công việc sẽ gần hơn, người thực hiện sẽ có động lực để bắt tay ngay vào làm.

Tuy nhiên, để tránh phải dành quá nhiều thời gian cho việc kiểm soát, người giao việc nên chia nhỏ và giao cho người thực hiện tất cả đầu công việc trong nhiệm vụ chung kèm deadline ngay từ đầu, không nên để họ hoàn thành xong một việc rồi mới lại giao tiếp. Như vậy, vừa giảm nhẹ việc kiểm soát của người giao việc vừa để người thực hiện thấy được mối liên hệ giữa các công việc, nâng cao hiệu quả làm việc.

(Trần Thu - Doanh Nhân Sài Gòn)

>> Cách Google tạo dựng môi trường làm việc hiệu quả

Muốn làm sếp, hãy học cách tự quản lý bản thân trước!

Nếu bạn quản lý bản thân tốt, sếp sẽ xem bạn như một người biết tận dụng tối đa cơ hội và phát huy các ưu điểm cá nhân.

Đối với bất kỳ ai muốn làm quản lý hay thăng tiến, điều cần làm là ghi điểm với cấp trên. Không có gì tạo được ấn tượng tốt với cấp trên hơn là khả năng quản lý bản thân. Nếu cấp trên thường phải tiêu tốn nguồn lực vào việc quản lý bạn, bạn sẽ bị xem là kẻ bòn rút thời gian và năn lượng của họ. Nhưng nếu bạn quản lý bản thân tốt, sếp sẽ xem bạn như một người biết tận dụng tối đa cơ hội và phát huy các ưu điểm cá nhân. Nhờ đó họ sẽ tìm đến bạn mỗi khi cần giúp đỡ hay lời khuyên khi gặp khó khăn.

Dưới đây là 7 điều bạn cần làm để tự quản lý bản thân được bậc thầy nghệ thuật lãnh đạo John C.Maxwell đề cập trong cuốn sách The 360^o Leader (Tạm dịch: Nhà lãnh đạo 360^o ).

1. Quản lý cảm xúc

Các nghiên cứu khoa học cho thấy những người có các vấn đề cảm xúc dễ bị tai nạn ô tô hơn những người bình thường tới 144% hay cứ 5 nạn nhân của các vụ tai nạn chết người, có 1 người đã cãi nhau với người khác trong 6 giờ trước vụ tai nạn. Quản lý cảm xúc là điều rất quan trọng, đặc biệt là với các nhà lãnh đạo bởi mọi hoạt động của họ đều có ảnh hưởng rất lớn đến nhiều người khác.

Những nhà lãnh đạo giỏi biết khi nào nên thể hiện và khi nào nên trì hoãn cảm xúc. Đôi khi họ bày tỏ cảm xúc để tìm sự thông cảm và làm lay động người khác. Liệu đây có phải “mị dân” không? John C.Maxwell cho rằng không phải vậy, miễn sao điều đó tốt cho tổ chức và không phải là vì lợi ích cá nhân của họ. Tuy nhiên kiềm chế cảm xúc khác với phủ nhận và chôn vùi nó. Điểm mấu chốt là bạn nên đặt người khác chứ không phải bản thân lên đầu khi giải quyết và xử lý các cảm xúc.

2. Quản lý thời gian

Quản lý thời gian là vấn đề đặc biệt khó khăn đối với những người ở vị trí giữa. Những nhà lãnh đạo cấp cao có thể ủy quyền, những công nhân được trả tiền theo giờ và làm bất cứ điều gì có thể trong khoảng thời gian đó còn những người ở giữa thường chịu áp lực từ 2 nhóm trên và thường được kỳ vọng làm thêm giờ để hoàn thành công việc.

Thời gian là tiền bạc, một chuyên gia tâm thần học từng nói “Chừng nào chưa coi trọng bản thân, bạn còn chưa coi trọng thời gian.” Trong cuộc sống này mọi người không thanh toán mọi thứ bằng tiền mà bằng thời gian của họ. Vì vậy thay vì nghĩ đến việc bạn làm và thứ bạn mua dưới dạng tiền bạc, hãy nghĩ tới chúng dưới dạng thời gian. Hãy nghĩ xem điều gì đáng để bạn dành trọn cả cuộc đời? Từ đó bạn sẽ có cách quản lý thời gian hiệu quả hơn.

3. Quản lý các ưu tiên

Quy luật chung thường cho thấy khi bạn không biết cách quản lý các ưu tiên, công việc của bạn sẽ luôn áp lực và giảm hiệu suất. Đặc biệt với vị trí ở giữa một tổ chức, bạn sẽ có một núi công việc cần xử lý. John C.Maxwell đề xuất cách quản lý các ưu tiên như sau:

80% thời gian- làm những việc bạn giỏi nhất


15% thời gian- làm những việc bạn đang học hỏi

5% thời gian-làm những việc cần thiết khác.

Có thể bạn sẽ gặp khó khăn trong thời gian đầu thực hiện nhưng bạn cần học cách giao quyền, tính kỷ luật và phải “nhẫn tâm” khi quyết định đâu là những việc không nên làm. Thích làm một số công việc không có nghĩa phải đưa nó vào danh sách việc cần làm. Hãy chỉ làm những việc có thể giúp bạn phát triển khả năng hoặc những việc cấp trên yêu cầu đích thân bạn làm. Tất cả những công việc còn lại đều là ứng viên cho danh sách những việc không nên làm của bạn.

4. Quản lý năng lượng

Ngay cả những người giàu năng lượng nhất cũng có thể bị rút cạn năng lượng trong những tình huống khó khăn hoặc không biết cách phân bổ, sử dụng chúng. Có 3 nhóm hao mòn năng lượng mọi người thường mắc phải gồm: Làm những việc không quan trọng, Không có khả năng làm những việc thật sự quan trọng, Không có khả năng ứng phó với vấn đề.

Vì vậy để quản lý năng lượng bản thân tốt nhất, mỗi ngày bạn bên nhìn vào lịch làm việc của mình và tự hỏi “Việc nào là việc chính?” . Từ đó hãy đảm bạn mình có đủ năng lượng để thực hiện việc đó với sự tập trung và xuất sắc.

5. Quản lý suy nghĩ
Kẻ thù lớn nhất của suy nghĩ sâu sắc là sự bận rộn. Khi bạn muốn trở nên xuất sắc, hãy biết cách quản lý sự bận rộn quanh mình. Nếu bạn thấy nhịp độ cuộc sống quá gấp gáp và không có phút nào để suy nghĩ trong cả ngày làm việc, hãy tạo thói quen viết nhanh ra giấy 3 đến 4 điều cần đầu tư thời gian để tìm cách giải quyết. Sau đó tìm thời gian thích hợp để suy nghĩ về những điều đó.

Việc suy nghĩ chỉ mất khoảng 30 phút mỗi ngày, hoạc bạn có thể lưu lịa những điều đó trong một tuần và dành thời gian xử lý trong ngày thứ 7, miễn sao đừng để quá lâu đến nỗi nó lam bạn nản lòng và sợ hãi.

Hãy nhớ một nguyên tắc: 1 phút> 1 giờ. Một phút suy nghĩ đáng giá hơn một giờ nói chuyện phiếm hay làm việc không có kế hoạch.

6. Quản lý lời nói

Các nhà lãnh đạo cấp cao thường không nghe lời bạn nói mà thường đánh giá cao hành động. Nếu họ ngừng việc đang làm lại để lắng nghe, những lời họ nghe sẽ có giá trị. Vì vậy hãy sử dụng ngôn từ hiệu quả nhất. Nếu bạn muốn lời nói của mình có sức nặng, hãy để tâm nhiều hơn đến chúng Nếu bạn quản lý tư duy và tận dụng hiệu quả khoảng thời gian tập trung suy nghĩ, kỹ năng quản lý lời nói của bạn sẽ tiến bộ trông thấy. Đối với cấp trên, nếu bạn có điều gì đáng nói, hãy nói ngắn gọn và súc tích. Nếu không có gì đáng nói, đôi khi việc tốt nhất nên làm là giữ yên lặng.

7. Quản lý cuộc sống riêng

Điều cuối cùng, dù bạn làm việc và quản lý bản thân rất tốt ở chỗ làm nhưng cuộc sống của bạn là một mớ bung bét, cuối cùng mọi thứ sẽ trở nên tồi tệ. Có ích gì khi leo lên đỉnh cao sự nghiệp nhưng hôn nhân lại tan vỡ, bạn trở thành người xa lạ với con cái?

“Không có thành công nào trong sự nghiệp đáng để ta phải hy sinh gia đình của mình”, John C.Maxwell cho biết. Vì vậy, John C.Maxwell định nghĩa thành công là có những người thân thiết nhất luôn yêu thương và tôn trọng mình. Ông muốn có được tình yêu và sự tôn trọng của vợ, con trước khi có sự tôn trọng của bất cứ ai làm việc với mình. Và bạn cũng thế chứ?

Theo Trí Thức Trẻ

Sự khác biệt về giá trị công việc giữa người Việt Nam và Nhật Bản

Người Nhật tỏ ra trung thành với công ty mình đang làm hơn người Việt. 

Khảo sát mới đây về “Giá trị công việc giữa người Việt Nam và Nhật Bản” do Công ty Asia Plus tiến hành đã cho thấy phần nào sự khác biệt giữa quan niệm về nghề nghiệp và công việc giữa lao động trẻ hai nước.

Đức có thể cấm gửi email công việc vào ban đêm

Việc con người luôn ở trong tình trạng “phải sẵn sàng làm việc” có mối liên hệ mật thiết với sự gia tăng của các căn bệnh tâm thần. Vì thế, Đức đang chủ trương cấm mọi cuộc điện thoại, email công việc sau giờ hành chính. 

Cách đây một thập kỷ, Antje Schmid sẽ rời hỏi văn phòng ở khu trung tâm tài chính Frankfurt của Đức, thoải mái ra ngoài làm một, hai cốc Pilsner (loại bia nổi tiếng nhất thế giới) với bạn bè, và sẽ để mọi ý nghĩ về công việc ra khỏi đầu cho đến sáng hôm sau.

Khám phá doanh nghiệp làm việc 4 ngày/tuần, không họp, không cần sếp

Có hàng triệu cuốn sách viết về đề tài “cân bằng giữa cuộc sống và công việc”, nhưng thực tế chúng ta không thể nào cân bằng được nếu làm việc tận năm ngày mà chỉ được nghỉ có hai ngày. 

 

Cristian Ángel là nhà đồng sáng lập công ty giáo dục tài chính MejorTrato đồng thời là giảng viên Đầu tư và Phát triển Công nghệ tại Đại học Công giáo (Catholic University). Anh cùng cộng sự, kỹ sư Hernán Amiune, đều từng làm lập trình viên tại IBM và Intel khi còn theo học đại học. Trong 8 năm qua họ đã thực hiện dự án elMT về mô hình làm việc mới, loại bỏ dần những thứ họ không đồng tình khi còn làm nhân viên. 


Làm việc không cần sếp giám sát


Cristian Ángel đưa ra những nguyên nhân chính khiến họ quyết định làm việc mà không cần sếp:


Đối với công ty phần mềm như MejorTrato, các giám đốc nhiều khi không có đủ kiến thức công nghệ để đánh giá đúng quá trình làm việc của bạn. Nếu phải liên tục báo cáo tiến độ cho sếp, bạn vừa lãng phí thời gian lại vừa bị gián đoạn công việc.


Những cuộc họp liên tục khiến thời gian lập trình bị ngắt quãng


Nhiều rắc rối nảy sinh khi những lập trình viên, người thực sự tiến hành công việc không được quyền quyết định, thay vào đó lại là ông chủ của họ.


Chỉ nên làm việc bốn ngày một tuần


Ông chủ của dự án trình bày những ly do rất thuyết phục: 


Có hàng triệu cuốn sách viết về đề tài “cân bằng giữa cuộc sống và công việc”, nhưng thực tế chúng ta không thể nào cân bằng được nếu làm việc tận năm ngày mà chỉ được nghỉ có hai ngày. Thời gian dành cho gia đình và cuộc sống cá nhân quá ít ỏi.


Thu hút được nhiều thành viên mới có năng lực xuất sắc tham gia đội ngũ của dự án elMT và quan trọng hơn, giữ được những nhân tài đó về làm việc cho công ty.


Một điểm đáng chú ý khác là họ nhận thấy số lượng những lần xin nghỉ ốm hoặc nghỉ phép để đi khám có xu hướng giảm. Đây là tín hiệu tích cực về cải thiện môi trường làm việc. Theo bác sĩ John Ashton, chúng ta nên chuyển sang làm việc bốn ngày một tuần để có thể giảm đáng kể lượng stress ảnh hưởng xấu đến sức khỏe con người.


Cuối cùng, khi bắt đầu tuần mới vào thứ hai, chúng ta sẽ cảm thấy hoàn toàn sảng khoái và sẵn sàng làm việc trở lại. Chất lượng công việc hoàn thành chắc chắn cũng cao hơn nhiều. Trong thời đại công nghệ như ngày nay, chất lượng chứ không phải số lượng mới là nhân tố quyết định. 


Theo Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD), người Đức dành ít thời gian làm việc hơn các quốc gia khác, nhưng lại hiệu quả hơn đến 30%. Trong trường hợp chúng ta chỉ làm việc bốn ngày thay vì năm ngày một tuần, thời gian làm chỉ giảm đi 20%. Như vậy, nếu làm việc hiệu quả trong bốn ngày, năng suất của chúng ta thậm chí còn cao hơn năm ngày. 


Để mô hình làm việc mới phát huy hiệu quả, Cristian Ángel đã áp dụng những chính sách sau:


1. Chỉ tuyển dụng kỹ sư (lập trình viên). Mỗi thành viên của nhóm dự án đều phải có kiến thức công nghệ, từ người phụ trách dịch vụ khách hàng cho đến nhân viên marketing.


2. Liên tục đổi vị trí. Người phụ trách dịch vụ khách hàng tháng này sẽ đảm nhận việc lập trình cho tháng sau và phụ trách bán hàng tháng kế tiếp. Nghe có vẻ kỳ quặc, nhưng những lợi ích phương pháp này đem lại thì thật phi thường.


Chẳng hạn khi khách hàng gọi tới, thắc mắc tại sao họ không thể chạy ứng dụng và miêu tả rắc rối mình gặp phải. Trong trường hợp này, không ai có thể xử lý vấn đề tốt hơn một kỹ sư, nhất là khi họ chính là người lập trình ứng dụng đó. Theo Steve Blank, giảng viên Đại học Stanford: “Mối liên hệ giữa người phát triển sản phẩm với khách hàng phải trực tiếp và liên tục”.


3. Chỉ tuyển những người chủ động. Dự án elMT chỉ tuyển những kỹ sư tự giác làm việc mà không cần ai giám sát.


Để lựa chọn được những người như vậy, họ sẽ đưa ra câu hỏi sau trong cuộc phỏng vấn: Đâu là dự án bạn thích nhất? Ứng viên phù hợp là người trả lời về một vấn đề anh ta phát hiện ra và giải thích chi tiết cách anh ta giải quyết nó. Ngược lại, người thụ động sẽ kể về một dự án mà sếp giao cho họ và cách họ xử lý theo những gì được chỉ dẫn.


4. Loại bỏ các cuộc họp và email. Đây là phần quan trọng nhất trong dự án, lập trình viên sẽ không phải lãng phí thời gian hay gián đoạn công việc để đi họp. Họ cũng không dùng email vì chúng chẳng khác nào một danh sách công việc lúc nào cũng treo trên đầu.

Dự án thực hiện thành công những điều trên vì Cristian Ángel cùng các đồng nghiệp đã phát triển một bảng điều khiển nội bộ liệt kê tất cả những dự án mà nhân viên đang thực hiện. Họ biết rõ từng thành viên đang sử dụng thời gian để làm gì và có thể tham gia những dự án mình cảm thấy hứng thú.


Dự án này sẽ thay đổi hoàn toàn phương pháp làm việc của bạn, từ làm việc theo kiểu bị các sếp đốc thúc thành chủ động tham gia các dự án với sự trợ giúp từ công ty .

MejorTrato là một công ty phần mềm, do đó tùy đặc thù từng công ty mà cách áp dụng dự án trên cũng khác nhau. Chú ý rằng bạn phải bắt đầu với một nhóm nhỏ, chỉ tuyển dụng những người chủ động làm việc và học hỏi. Đó là chìa khóa dẫn đến thành công

 Theo Infonet/Entrepreneur

10 bộ phim hay các doanh nhân không thể bỏ qua

Bộ phim Wall Street khẳng định: “Tiền không phải là mục đích tối quan trọng, trở thành doanh nhân không chỉ có giàu có và nổi tiếng”.