Cách "pha trộn" các phong cách làm việc khác nhau trong một nhóm để đạt hiệu suất cao nhất

Bằng cách thấu hiểu mỗi nhân tố, tận dụng điểm mạnh từng người và cho họ sự huấn luyện riêng biệt phù hợp, chúng ta sẽ góp nhặt được những giá trị to lớn cho tập thể. Vậy làm cách nào để chúng ta tăng cường và thúc đẩy sự đa dạng trong phong cách làm việc?

Đa số lãnh đạo ngày nay nhận ra rằng những tổ chức tốt nhất thường thúc đẩy sự đa dạng trong tập thể để đạt được những thành công lâu dài. Tuy nhiên đa số vẫn nghĩ về khái niệm đa dạng theo phạm trù hẹp: đa dạng về giới tính, dân tộc, tôn giáo, xu hướng giới tính hay tuổi tác. Đôi khi họ còn cân nhắc về những tính chất trong tổ chức như chức năng hay thứ hạng.

Nhưng thật ra, có một sự đa dạng hữu ích hơn nhiều: sự khác biệt trong phong cách làm việc, cách suy nghĩ, cách tổ chức và hoàn thành nhiệm vụ.

Trong bất kì một môi trường làm việc nào chúng ta cũng có thể thấy 4 dạng nhân viên sau:

· Người logic, có tư duy phân tích và làm việc tốt với dữ liệu.
· Người có tính tổ chức, tập trung vào kế hoạch và tạo ra những định hướng chi tiết.
· Người hay hỗ trợ, giàu biểu cảm và chi phối bởi cảm xúc.
· Người có tính chiến lược, khả năng tổng hợp và thích làm việc với những ý tưởng

Khi những cá nhân hay người lãnh đạo của tổ chức đều có cùng một phong cách, chắc chắn chúng ta sẽ nhanh chóng gặp vấn đề. Ví dụ, nếu tất cả mọi người trong tổ chức có một tầm nhìn lớn, tính chiến lược, làm việc theo trực giác trong công việc và bào mòn cấu trúc của kế hoạch dự án, thì có thể sẽ thường xuyên lâm vào tình trạng vượt quá ngân sách và chậm tiến độ.

Hoặc giả như tất cả mọi người đều có cùng có lối tư duy tuân theo quy tắc, khả năng phân tích và làm việc theo kế hoạch, không thích sự gián đoạn thì khi đó việc phát triển cải tiến một sản phẩm mới là hoàn toàn không thể.

Vậy làm cách nào để chúng ta tăng cường và thúc đẩy sự đa dạng trong phong cách làm việc?

Quan sát những thành viên trong nhóm

Trong trò chơi poker, người ta chú ý đến những hành vi đáng nghi hoặc tiêu biểu để đoán được bài của đối thủ. Và quy tắc đó cũng có thể áp dụng vào phong cách làm việc.

Để đánh giá một bản báo cáo hay một đồng nghiệp, hãy nghĩ theo những hướng sau:

· Họ thường hoàn tất công việc sớm, đúng hạn hay “đợi nước đến chân mới nhảy”?
· Họ viết email chỉ bằng vài từ, hay dài dòng như một “tiểu thuyết”?
· Họ có thường kết hợp điệu bộ, cử chỉ tay khi nói chuyện hay có xu hướng kiểm soát và kiềm chế những hành động?

Những điều này, có thể rõ ràng lẫn thoáng qua, sẽ cho bạn cơ sở để xác định phong cách làm việc của một người. Bạn cũng có thể thử làm những đánh giá nhanh này từ trình độ của mỗi người.

Bởi vì phong cách làm việc là bản năng thật sự, tuyển dụng là cách tốt nhất để tạo nên một tổ chức đa dạng. Nếu nhận thấy một hay hai phong cách làm việc quá đặc trưng trong tổ chức, chắc chắn đó là lúc cần phải nhanh chóng đi tìm thêm những tố chất khác cho tập thể.

Làm nổi bật điểm mạnh của từng cá nhân

Một cộng sự với tư duy logic và khả năng phân tích sẽ làm việc tốt nhất với các vấn đề vận hành dữ liệu và giải quyết các vấn đề phức tạp. Người đó sẽ tập trung hết mức vào công việc để có thể đạt bất kì mục tiêu hay thành tựu nào, đồng thời chắc chắn rằng mọi thứ luôn nằm trong ngân sách.

Điểm mạnh của một cộng sự có tính tổ chức và chi tiết trong công việc sẽ là khả năng thiết lập hệ thống, tạo ra cấu trúc dự án và hoàn thành công việc một cách chính xác. Người đó sẽ đảm bảo công việc được kết thúc đúng hạn.

Người cộng sự với khả năng thấu hiểu, cảm nhận sẽ thể hiện khả năng tuyệt vời trong việc xây dựng các mối quan hệ, tạo nên sự kết nối, tương tác trong tập thể và thuyết phục mọi người cùng đi theo một ý tưởng. Người này sẽ kéo mọi người vào công việc mọi ngày và truyền đạt những ý tưởng một cách hiệu quả cho cả tập thể.

Một cộng sự có tầm nhìn xa và khả năng tổng hợp có thể là một chất xúc tác tạo nên sự thay đổi, bùng nổ những giải pháp cho vấn đề và tổng hợp những suy nghĩ của nhiều cá nhân trong tập thể. Đó là người sẽ liên tục tìm kiếm sự cải tiến để đảm bảo cho sự phát triển cùng lúc giữa ý tưởng và thực thi, không ngừng thúc đẩy cả tập thể tiến về phía trước.

Hãy chắc rằng tất cả mọi người đều hiểu được giá trị mà mỗi thành viên mang đến cho mục tiêu chung, đồng thời phân công cho các cá nhân những nhiệm vụ mà họ có thể thực hiện tốt nhất bằng tố chất riêng biệt của mình.

Huấn luyện cho mỗi phong cách làm việc

Để thúc đẩy khả năng mỗi thành viên đến mức tốt nhất, hãy cân nhắc sử dụng những câu hỏi phù hợp với phong cách làm việc riêng của từng người họ.

Đối với người logic, có tính phân tích:
· Mục tiêu của bạn là gì?
· Bạn đang tìm kiếm điều gì để đạt đến thành tựu?
· Bạn có thể tìm cơ sở thông tin giúp bạn ra quyết định ở đâu?

Đối với người có tính tổ chức và chi tiết:
· Bạn sẽ làm cách nào để giúp việc này trở nên hiệu quả hơn?
· Làm sao để quyết định đâu là bước tiếp theo trong dự án?
· Trong quá khứ, điều gì từng hiệu quả với bạn?

Đối với người giỏi thấu hiểu, giàu cảm xúc:
· Cách cư xử của bạn sẽ tác động như thế nào đến người khác?
· Ai sẽ là người ủng hộ bạn trong việc này?
· Người nào khác sẽ cần được kéo vào trong vấn đề này?

Đối với người nhìn xa trông rộng:
· Ý tưởng trong tương lai sẽ như thế nào?
· Bạn có ý tưởng gì để thể hiện vấn đề này?
· Nếu bạn còn có thể làm điều gì khác thì đó có thể là gì?

Bằng cách thấu hiểu mỗi nhân tố, tận dụng điểm mạnh từng người và cho họ sự huấn luyện riêng biệt phù hợp, chúng ta sẽ góp nhặt được những giá trị to lớn cho tập thể.

Tác giả bài viết là Carson Tate, một chuyên gia trong lĩnh vực phát triển hiệu suất môi trường làm việc, đồng thời là tác giả của sách WORK SIMPLY: Embracing the Power of Your Personal Productivity Style (Penguin, 2014).

Mai Phương

Theo Trí Thức Trẻ/HBR

>> Mẹo làm việc hiệu suất của Elon Musk, Bill Gates và Mark Zuckerberg

Vì sao Steve Jobs khuyến khích nhân viên Apple tập thiền?

Một công ty chỉ đơn giản là một công ty, con người trong công ty mới chính xác là những điều thực hiện chính xác tầm nhìn và dẫn dắt nó về phía trước.

Từ lâu thiền định được đánh giá có tác dụng vô cùng lớn với đời sống con người. Không những vậy, những công ty lớn trên thế giới như Google hay Apple phương pháp thiền định cũng đã len lỏi vào môi trường làm việc. Một trong những phương pháp thiền phổ biến là thiền chánh niệm theo Phật giáo. Đây là phương pháp khuyến khích sức mạnh nội tâm, sự cân bằng và từ bi để đạt tới trạng thái hài hòa, an nhiên. 

Có thể bạn không biết nhưng Steve Jobs cũng là một người thực hành thiền định từ khá sớm. Sau khi rời khỏi trường đại học Reed, Jobs dành vài tháng đến Ấn Độ. Chuyến đi này đã thay đổi ông ít nhất trên một vài phương diện nào đó. Trở về Mỹ, Jobs tiếp tục thực hành phương thức thiền định ông học được khi ở Ấn Độ, thậm chí ông còn gặp Shunryu Suzuki- tác giả cuốn sách về thiền định có tên “Zen Mind, Beginners Mind”. Vài tháng sau đó ông luyện tập thiền định hàng ngày với một học sinh của Suzuki có tên Kobun Otogawa.

Trong cuốn tiểu sử nổi tiếng về Steve Jobs, Walter Issaacson viết lại điều mà thiên tài này nói về tác dụng của thiền định với ông: “Nếu bạn chỉ ngồi xuống và quan sát, bạn sẽ thấy tâm trí mình bồn chồn ra sao. Nếu bạn cố gắng giữ bình tĩnh, cảm giác này sẽ trở nên tệ hơn nhưng qua thời gian bạn sẽ bình tâm hơn và khi điều này đến, bạn sẽ nhiều thấy những thứ tinh tế hơn. Đó là khi trực giác của bạn bắt đầu nở hoa và bạn bắt đầu nhìn thấy mọi thứ rõ ràng hơn. Tâm trí bạn chỉ cần chậm lại và bạn sẽ thấy thời khắc tâm hồn rộng mở. Bạn sẽ thấy nhiều thứ hơn bạn có thể thấy trước đó. Điều này đòi hỏi kỷ luật, bạn phải tập luyện nó.”

Nếu bạn là lãnh đạo của công ty, việc đưa vào môi trường công sở một lịch trình tập luyện thiền đinh, nó sẽ đem lại những ích lợi sau. 

1. Xây dựng văn hóa công ty 

Lý do tại sao các nhân viên ở lại những công ty là gì? Có phải vì lương?

Không, trên thực tế, theo Viện Công nghệ Massachusetts (MIT), giá trị của văn hóa doanh nghiệp là một trong những khía cạnh quan trọng giải thích tại sao tỷ lệ giữ nhân tài tại một số các doanh nghiệp lớn hiện nay đang đi xuống. Cách duy nhất để xây dựng văn hóa công ty là tạo ra các sáng kiến ​​từ đó sẽ truyền cảm hứng cho nhân viên của bạn trong làm việc và học tập. 

Nhiều công ty lớn như Apple, Google, Nike hay Yahoo! Đều khuyến khích nhân viên thực hành thiền định. Ví dụ tại Apple thời Steve Jobs, ông truyền tình yêu với thiền định đến những người khác tại công ty, cho phép nhân viên dành 30 phút mỗi ngày để thiền định ngay tại nơi làm việc, mở các lớp dạy hay có hẳn 1 phòng tập cho nhân viên. 

2. Đầu tư vào sự phát triển của nhân viên 

Các doanh nghiệp theo dõi tốc độ phát triển của mình với tần suất ra sao và dùng công cụ gì để đánh giá? Hầu hết các công ty đều sử dụng đến công cụ tăng trưởng doanh thu. Nhưng đây liệu có phải là thước đo hoàn hảo?

Jack Dorsey, người đồng sáng lập của Twitter và Square cho biết "một công ty chỉ đơn giản là một công ty, con người trong công ty mới chính xác là những điều thực hiện chính xác tầm nhìn và dẫn dắt nó về phía trước”. Những con số hiển nhiên khi nhìn vào số liệu kinh doanh đều có động lực phía sau là sự tăng trưởng của nguồn nhân lực. 

Do đó những chương trình như thiền định là cơ hội để bạn đầu tư vào sức khỏe của nhân viên, hiệu quả trong công việc và khai thác tiềm năng của họ. 

3. Cắt giảm chi phí 

Thiền có thể giúp cắt giảm chi phí của công ty bạn? Nghe có vẻ phi lý nhưng điều này có thể lý giải như sau.

Một trong những chi phí chính mà ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp của bạn là vốn đầu tư cho nhân lực, trong đó có thể bao gồm tất cả mọi thứ từ chi phí chăm sóc sức khỏe người lao động cho tới năng suất lao động của họ.

Ví dụ tại công ty Alumnify, CEO hiểu rằng thậm chí 2 giờ thời gian sử dụng thời gian không hiệu quả của nhân viên đồng nghĩa với ít công việc được hoàn thành cơn, có nghĩa là những cơ hội bị tuột mất, thậm chí là cả doanh thu. Đó là một chi phí lớn cho và bất cứ điều gì chúng tôi có thể làm để tránh nó là rất quan trọng, CEO công ty này cho biết. 

Tương tự như vậy, càng tạo sự gắn kết và tập trung hơn cho những nhân viên của mình, doanh nghiệp của bạn sẽ thành công hơn. 

Trên thực tế, thiền định đã giúp hàng triệu người xét trên những khía cạnh cải thiện cuộc sống của họ và xây dựng những tổ chức dẫn dắt sự thành công lớn cả về cá nhân lẫn tài chính.

Theo Trí Thức Trẻ  

>> 7 điều nhà lãnh đạo vĩ đại luôn khác biệt với mọi người

5 điều kiện của môi trường làm việc hạnh phúc

Một doanh nghiệp mới được thành lập thường dễ dàng tạo ra cho nhân viên một môi trường làm việc vui vẻ. Lý do là số lượng nhân viên của doanh nghiệp trong giai đoạn này còn ít và các thành viên trong một nhóm làm việc nhỏ tuy có thể phải chịu một áp lực công việc khá lớn và mỗi người kiêm nhiệm nhiều việc nhưng có thể dễ dàng trao đổi thông tin, hỗ trợ và hợp tác với nhau. 

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển lớn mạnh và số nhân viên tăng lên đáng kể thì việc tạo ra một môi trường làm việc vui vẻ sẽ là một thách thức lớn.

Cùng với sự phân chia trách nhiệm rõ ràng hơn, các xung đột trong tổ chức cũng bắt đầu phát sinh nhiều hơn. Kết quả là các nhân viên có thể chỉ tập trung vào lợi ích cục bộ của cá nhân hay nhóm của mình và quên đi mục tiêu, sứ mệnh lớn hơn của doanh nghiệp.

Làm thế nào để khắc phục tình trạng nói trên và xây dựng một môi trường làm việc vui vẻ, từ đó cải thiện năng suất lao động khi doanh nghiệp phát triển ở quy mô lớn?

Theo Ken Lin - nhà sáng lập kiêm tổng giám đốc của Credit Karma, tổ chức được thành lập với sứ mệnh thay đổi ứng xử của con người với các vấn đề tài chính - một môi trường làm việc "hạnh phúc" cần phải hội đủ 5 điều kiện sau.

1. Gắn bó

Theo Lin, doanh nghiệp cần phải tạo cho các nhân viên, nhất là những người mới gia nhập tổ chức, niềm tin vào sứ mệnh của công ty. Họ phải có được niềm tự hào rằng bản thân họ đang góp phần vào việc thực hiện một điều gì đó có ý nghĩa. Khi đó, nhân viên sẽ có cảm giác hài lòng với công việc của mình, làm việc chủ động và gắn bó lâu dài với tổ chức.

Tại Credit Karma, khi số lượng nhân viên vượt quá con số 300 người, ban giám đốc đã rất chú trọng việc định hướng cho nhân viên ngay từ ngày gia nhập đầu tiên. Theo đó, trong toàn bộ ngày làm việc đầu tiên, nhân viên sẽ được giới thiệu về sứ mệnh của công ty và tạo điều kiện để làm quen, kết thân với các đồng nghiệp mới.

Bên cạnh đó, truyền thông mở luôn được khuyến khích và duy trì tại tổ chức này. Lin cho rằng, tất cả các nhân viên cần phải biết được mọi mặt trong hoạt động của doanh nghiệp.

Để thể hiện văn hóa này, Credit Karma tổ chức một cuộc họp với toàn thể nhân viên mỗi tháng. Tại cuộc họp này, nhân viên có thể đưa ra bất cứ câu hỏi nào liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp sau khi nghe phần báo cáo của ban giám đốc.

2. Kết nối

Những nhân viên hài lòng không chỉ hiểu và tôn trọng những gì doanh nghiệp đang làm mà còn cảm thấy vui vẻ và tự hào khi mình góp phần hiện thực hóa những điều ấy.

Để được như vậy, Lin khuyên các doanh nghiệp cần xây dựng một môi trường văn hóa tôn trọng lẫn nhau. Sau khi rời công sở, nhân viên luôn cảm thấy vui vẻ với cảm giác những ý kiến của mình luôn được lắng nghe.

Credit Karma thường ưu tiên tuyển dụng những nhân viên có khả năng làm việc hòa đồng, vui vẻ với các đồng nghiệp xung quanh, có tinh thần đồng đội cao và sẵn sàng chia sẻ những công việc khó khăn.

Để nhân viên có nhiều cơ hội kết nối với nhau, Credit Karma thường tổ chức các hoạt động ngoại khóa, các câu lạc bộ dành riêng cho nhân viên.

3. Tin tưởng

Lin khuyên các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần thể hiện cho nhân viên biết rằng họ đang được tin tưởng và khuyến khích họ làm việc độc lập. Nhân viên nên được tạo điều kiện để tự do thực hiện công việc của họ, dù điều đó có thể rủi ro và khiến họ thất bại.

Credit Karma thường tuyển những nhân viên có năng lực tốt ở một lĩnh vực nào đó và có quyết tâm đạt được thành công cao. Để cho nhân viên được tự do thử nghiệm cũng là một cách kích thích sự sáng tạo của họ.

Lin cho biết, nhờ chủ trương này mà các nhân viên tại Credit Karma thường đưa ra được nhiều đề xuất cải tiến chất lượng công việc cũng như nhiều chương trình mới có giá trị.


4. Sức khỏe

Lin khuyên các doanh nghiệp không nên xem thường sức khỏe tinh thần và thể chất của nhân viên vì điều đó có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng trong dài hạn.

Nhân viên cần phải được tạo điều kiện về thời gian và sự tự do để chăm lo cho cuộc sống cá nhân của mình. Khi có được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn.
Credit Karma hiện đang áp dụng chế độ nghỉ ốm không giới hạn cho nhân viên, tổ chức các buổi tư vấn về chế độ dinh dưỡng do các chuyên gia thực hiện, các khóa học về yoga, thiền, các lớp thể dục hay tư vấn chăm sóc sức khỏe cá nhân.

5. Đền bù

Doanh nghiệp không nên chỉ nói suông rằng đang quan tâm và tôn trọng nhân viên mà cần hiện thực hóa điều ấy bằng sự đền bù và tưởng thưởng xứng đáng. Dù cho môi trường làm việc có cởi mở và thú vị đến mấy, nếu doanh nghiệp không đãi ngộ thỏa đáng cho nhân viên, họ sẽ khó thể gắn bó lâu dài với tổ chức.

Tuy nhiên, Lin cũng khuyến cáo rằng nếu các doanh nghiệp chỉ trả lương cạnh tranh, tạo ra các chính sách phúc lợi hay các ưu đãi cổ phiếu hấp dẫn thì điều ấy chưa chắc đã làm cho nhân viên cảm thấy hạnh phúc. Điều quan trọng hơn là sự công bằng trong việc chia sẻ những thành quả mà doanh nghiệp có được cho mỗi thành viên.

(Theo Inc./DNSGCT )

>> Cách Google tạo dựng môi trường làm việc hiệu quả

15 điều cho sáng thứ Hai của những người thành công

Buổi sáng thứ Hai luôn là thời điểm quan trọng nhất của tuần làm việc, nó không chỉ là bước khởi đầu của một ngày, mà là một tuần.

Hầu hết những người thành công đều nhận thức một cách sâu sắc rằng một ngày thứ Hai điển hình tại nơi làm việc sẽ bao gồm những sự kiện bất ngờ, sự quá tải trong thông tin liên lạc, và một sự hỗn loạn chung.

Lynn Taylor - chuyên gia về môi trường làm việc và tác giả cuốn “Chế ngự sự chuyên chế trong văn phòng”, cho biết: “Những gì bạn quyết định làm trong khoảng thời gian này sẽ quyết định tư duy của bạn theo hướng tích cực hoặc tiêu cực”.

Sau đây là 15 điều những người thành công thường làm vào buổi sáng thứ Hai, được Lynn Taylor phân tích:

1. Họ dậy sớm và tập thể dục

Việc này giúp hệ tuần hoàn của bạn hoạt động tốt và bạn sẽ luôn trong trạng thái tỉnh táo, mang lại cho bạn lợi thế về một tuần lễ cùng năng lực sản xuất tốt nhất.

“Chất endorphin ở não sẽ tăng nhanh, và nó cũng có lợi cho tâm trạng của bạn trong ngày”.

2. Họ ăn một bữa sáng khỏe mạnh

Vào buổi sáng thứ Hai, bạn muốn xử lý mọi thứ mà bạn có thể kiểm soát. Bữa ăn sáng cũng nằm trong số đó.

“Bạn không muốn phải luôn nhìn đồng hồ, chờ đợi đến giờ ăn trưa trong khi dạ dày của bạn kêu lên trong những cuộc họp buổi sáng”.

3. Họ đến làm việc sớm

Đừng chịu thua trước nút snooze của đồng hồ báo thức. “Việc đi lại luôn rất tệ vào sáng thứ Hai, vì thế hãy tránh nó nếu bạn có thể”, Taylor nói.

Hơn nữa, việc đến nơi làm việc sớm hơn những người khác, bạn sẽ có cơ hội thư giãn trước khi phải trả lời hàng trăm người và hàng trăm vấn đề.

“Là người đến sớm nhất, bạn sẽ có sự chuẩn bị đối với những sự cố bất ngờ, chưa kể đến những vấn đề cá nhân quan trọng có thể xảy ra”.

4. Họ dọn dẹp bàn làm việc và màn hình vi tính

“Mong rằng bạn đã làm điều này trước khi về nhà hôm thứ sáu”, Taylor nói, “Nhưng nếu chưa làm, hãy nhanh chóng dẹp chúng sang một bên, hoặc chính bạn sẽ thêm sự bừa bộn vào những căng thẳng của ngày thứ Hai”.

Hãy sắp xếp tài liệu của bạn. Cất đi những tài liệu không quan trọng và những gì cần thiết cần được xếp ở những nơi bạn có thể dễ dàng lấy.

5. Họ tạo ra những khoảng trống cho những dự án và nhiệm vụ bất ngờ

“Những cá nhân thành công luôn đoán trước sẽ có sự việc bất ngờ vào ngày thứ Hai. Sếp của bạn, thành viên trong nhóm, hoặc nhân viên của bạn có thể sẽ nhớ ra một số việc họ chưa làm trong những ngày cuối tuần. Vì thế, sẽ rất khôn ngoan nếu bạn có thể tạo ra thời gian dư giả vào sáng thứ Hai”.

6. Họ chào hỏi đồng nghiệp và sếp của mình

Để giữ thể diện, điều này là quan trọng vào mọi buổi sáng, nhưng vào ngày thứ Hai, nó sẽ rất có giá trị, bởi vì mọi thành viên đều cần một động lực làm việc đặc biệt.

“Sẽ rất tốt nếu bạn có thể dành ra vài phút cho đồng nghiệp vào những buổi sáng thứ Hai. Điều đó sẽ củng cố mục đích làm việc và sự hợp tác của mọi người, kể cả bạn”.

7. Họ lập danh sách những việc cần làm và mục tiêu cần đạt được

“Hãy nghĩ đến những ưu tiên và công việc của bạn. Sau đó lập danh sách từ 5 đến 8 mục tiêu cho tuần làm việc”.

“Những chuyên gia thành công luôn có một vài mục tiêu cho ngày và tuần làm việc của họ. Họ biết rằng nếu họ không thể hoàn thành hết mục tiêu, họ vẫn có thể tự hào vì đã làm được hầu hết số đó, và còn có tuần sau để thực hiện thêm nhiều việc làm khác”.


8. Họ hình dung những thành công sẽ đạt được

Bằng việc tưởng tượng ra những kết quả lạc quan của những việc làm trước mắt, bạn có thể làm việc theo cách giật lùi và thực hiện những bước cần thiết để đạt được thành quả như dự tính.

9. Họ đánh dấu những email với yêu cầu khẩn trương

“Bạn có thể bị chìm trong hàng ngàn email nếu bạn không tìm những yêu cầu khẩn cấp trong hộp thư của bạn. Hãy đánh dấu sao những email cần được ưu tiên, và nghĩ đến hiệu quả, chứ không phải số lượng”.

10. Họ giải quyết những vấn đề khó khăn trước

Những dự án quan trọng và khó khăn thường khiến bạn chọn phương án trì hoãn, nhưng năng lượng của bạn đạt mức tốt nhất vào buổi sáng, vì thế đây là thời điểm lý tưởng để đối mặt với những công việc khó.

11. Họ cố gắng cười

“Đó có thể là điều cuối cùng mà bạn nghĩ đến, nhưng nỗ lực bù lại cho sự căng thẳng sẽ giúp bạn vượt qua buổi sáng thứ Hai. Bạn có thể trở thành người kỳ lạ trong đám đông, nhưng nụ cười của bạn cũng có thể trở thành nguồn động viên, giúp chính bạn và đồng nghiệp trở nên thoải mái hơn”.


12. Họ thêm vào email của mình “sự nhân tính”

Sẽ rất dễ để bạn lướt qua email và trả lời chúng một cách ngắn gọn nhất vào buổi sáng thứ Hai. Nhưng trước khi nhấn nút “Gửi”, hãy đọc lại câu trả lời của bạn để chắc chắn rằng chúng thân thiện và rõ ràng.

“Hãy đặt mình vào vị trí của người nhận thư. Bạn sẽ rất dễ trả lời cộc lốc khi bạn đang trong trạng thái vội vàng, cùng với bản chất cứng nhắc của email và tin nhắn. Bạn muốn giảm thiểu sự khởi đầu sai lầm và sự hiểu lầm? Hãy mở đầu email bằng cách nói ‘Xin chào’ và ‘Tôi mong rằng bạn đã có một dịp cuối tuần tuyệt vời’”.

13. Họ có thể nói không

“Vào buổi sáng thứ Hai, sẽ có rất nhiều sự xao lãng – từ những người xung quanh cho đến email, những cuộc gọi, buổi họp, những yêu cầu gặp mặt tại phòng giải lao, và những điều khác. Những người thành công thường từ chối đồng nghiệp mình một cách lịch sự bằng cách gợi ý một buổi gặp mặt vào thời điểm khác”.

Nếu sếp của bạn cần bạn, đó chắc chắn là một ngoại lệ. Thế nhưng, nếu bạn cần thực hiện một cuộc gọi hoặc đến dự một buổi họp quan trọng nào đó, hãy thông báo trước cho sếp của bạn.

“Sẽ rất khó để làm hài lòng mọi người, đặc biệt là vào những buổi sáng thứ Hai. Nhưng nhìn chung, không ai có thể hài lòng nếu bạn không thể giải quyết những thứ cần ưu tiên”.

14. Họ tập trung

Những người thành công thường không để những vấn đề nổi lên vào dịp cuối tuần hay những suy nghĩ vu vơ làm phiền mình.

“Hãy giải quyết điều đó bằng cách xếp chúng vào một chiếc hộp riêng biệt khi bạn bắt đầu tuần làm việc của mình”.

15. Họ luôn nhớ rằng sẽ có ngày thứ Ba

“Trong sự hỗn loạn, bạn sẽ rất dễ nghĩ rằng thế giới sẽ sụp đổ nếu bạn không thể giải quyết những vấn đề của ngày thứ Hai trong ngày thứ Hai. Nhưng khi ngày làm việc kết thúc, bạn nhận ra rằng có những việc có thể chờ đợi”.

Khi có thêm thời gian, bạn sẽ thu thập được nhiều thông tin hơn để tối ưu quyết định của mình, hoặc bạn sẽ thấy rằng những vấn đề làm bạn băn khoăn sẽ tự động được giải quyết.

Buổi sáng thứ Hai có thể gây khó khăn cho các nhà lãnh đạo. “Nhưng nếu bạn có thể bù lại cho sự xao nhãng và căng thẳng bằng cách tập trung, lên kế hoạch, và giữ bình tĩnh, bạn sẽ không phải lặp lại ngày thứ Hai vào thứ Ba”.

THANH HÒA (theo Inc.)/Doanh Nhân Sài Gòn

>> 5 thói quen để có một ngày làm việc hiệu quả

Cách Google tạo dựng môi trường làm việc hiệu quả

Bạn có thể bắt tay vào để thử và thay đổi, ngay từ hôm sau.

Trong thời gian làm việc tại Google, tôi đã nhận thấy rằng một số ý tưởng về văn hóa văn phòng khi kết hợp lại với nhau không hẳn là nổi trội. Nhưng tất cả đều đáng được chú ý.

Bạn có thể không tin hoặc tin rằng con người đều có bản chất tốt. Nếu bạn nghĩ họ tốt, thì với tư cách là một doanh nhân, một thành viên trong nhóm, một lãnh đạo của nhóm, một nhà quản lý, hoặc một giám đốc điều hành, bạn nên hành xử một cách nhất quán với điều mà bạn tin tưởng. Nếu con người là tốt, thì họ nên được tự do. Có rất nhiều tổ chức và nhà quản lý hoạt động theo cách nhìn nhận nhân viên của họ yếu kém để có thể đưa ra các quyết định và đổi mới.

Câu hỏi ở đây không phải là “Hệ thống quản lý nào cần thiết để có thể thay đổi bản chất con người?” mà chính là “Điều gì cần thiết để thay đổi bản chất của công việc?”.

Trong mỗi chương của cuốn sách mới của tôi, tôi đều có đưa ra danh sách các quy tắc khi làm việc văn phòng, phòng khi bạn muốn chú trọng hơn vào một vấn đề nào đó. Còn nếu bạn muốn công ty bạn có được một môi trường làm việc tự do, bạn nên áp dụng những cách dưới đây để có thể nhanh chóng tạo thay đổi tích cực đến đội nhóm và môi trường làm việc của mình.

1. Tạo ý nghĩa cho công việc của bạn

Việc làm tiêu tốn của bạn ít nhất 1/3 cuộc đời đời và một nửa thời gian bạn thức giấc. Nó có thể, và phải là hơn cả những điều ý nghĩa cho tới lúc cuối cùng. Trong rất nhiều môi trường, việc làm chỉ đơn giản là đổi lấy tiền lương hàng tháng.

Tuy nhiên, công trình của giáo sư Adam Grant ở Wharton đã chỉ ra rằng, chỉ cần một sự liên kết nhỏ nhất với người được lợi từ công việc của bạn không chỉ giúp cải thiện năng suất mà còn làm chúng ta hạnh phúc hơn. Và mọi người đều muốn công việc của mình có mục đích. Kết nối công việc của bạn với một ý tưởng, hay một giá trị lớn dần từng ngày và chúng sẽ thực sự phản ánh việc bạn đang làm.

2. Tin tưởng đồng nghiệp/ đối tác của bạn

Nếu bạn tin rằng con người về cơ bản là tốt, hãy thể hiện rằng mình tin như thế. Hãy tỏ ra mình minh bạch và thành thật với người của bạn, và cho họ có thể cất tiếng nói trong các vấn đề về công việc. Bạn chỉ có thể để điều đó xảy ra nếu như bạn chịu từ bỏ một số quyền hạn của mình, cho nhân viên của mình có thể phát triển trong những quyền hạn đó.

Việc này nghe có thể phi lý, nhưng thực tế nó không hẳn là quá rủi ro. Và nếu như bạn là một phần của nhóm, hãy yêu cầu việc làm này tới sếp của bạn: Cho tôi một cơ hội. Giúp tôi hiểu được mục tiêu của bạn là gì, và để tôi có thể nghĩ ra cách làm sao có thể đạt được chúng. Những bước nhỏ như thế tạo ra lối đi đến quyền sở hữu đặc trưng.

3. Chỉ thuê những người giỏi hơn bạn

Các tổ chức thường hay nghĩ rằng lấp một chỗ trống trong công việc càng nhanh càng tốt thì sẽ quan trọng hơn là tìm những người giỏi nhất cho các vị trí đó. Luôn có một ủy ban tuyển dụng nhân sự, đặt ra những tiêu chí cần đạt, không được thỏa hiệp, và kiểm tra định kì nhân viên mới của bạn có tốt hơn người cũ hay không. Bằng chứng cho việc bạn làm công tác tuyển dụng tốt là 9 trên 10 người bạn tuyển đều giỏi (ít ra là trong mặt nào đó) hơn bạn.

4. Đừng nhầm lẫn phát triển và quản lý năng suất làm việc

Trong tất cả trường hợp, không nên chỉ dựa vào người quản lý để suy đoán nhân viên của bạn làm việc như thế nào. Để phát triển, thu hút những đóng góp từ đồng nghiệp, có thể dùng những cách đơn giản như hỏi đáp hay bảng khảo sát ngắn. Đối với việc đánh giá năng suất làm việc, hãy yêu cầu các nhà quản lý ngồi lại cùng nhau và cùng đưa ra đánh giá dựa theo nhóm để đảm bảo tính công bằng.

5. Chú ý cả 2 mặt của vấn đề

Đặt những người giỏi nhất của bạn dưới lăng kính. Trải qua sự kết hợp giữa hoàn cảnh, kĩ năng và sàng lọc, họ sẽ tìm ra hướng làm cách nào để phát huy. Cùng lúc đó, nên cảm thông với những người làm việc kém nhất của bạn. Nếu như bạn tuyền dụng đúng, đa số những nhân viên gặp khó khăn trong việc làm của họ do bạn đã để họ vào sai vị trí, không hẳn là do họ không có khả năng. Hãy giúp họ học hỏi hoặc tìm vị trí mới thích hợp hơn.

6. Hãy vừa tiết kiệm vừa hào phóng

Hầu hết những việc chúng ta làm vì người của mình đều không tốn gì hết. Hãy dùng dịch vụ giao hàng tận nơi hoặc thương luợng về việc giao buổi trưa từ cửa hành sandwich ở địa phương. Các buổi hội thảo có khách mời chỉ cần một căn phòng và một chiếc micro. Tất nhiên tất cả vẫn chưa dẫn đến việc dư dả nguồn lực: nhân viên Google phải liên tục gặp làm quen dịch vụ mới hay tham gia vào một cuộc thảo luận hấp dẫn.

Hãy giữ lấy tờ ngân phiếu của bạn cho những lúc nhân viên của bạn cần nhất, khoảnh khắc của bi kịch và hân hoan. Sự rộng lượng của bạn sẽ mang lại kết quả tốt nhất khi một người cần trợ giúp y tế khẩn cấp hay các gia đình chào đón những thành viên mới. Hãy chú tâm hơn vào những khoảnh khắc đầy tính nhân văn sẽ giúp tổ chức bạn ghi điểm trong việc quan tâm tới từng cá nhân mỗi con người.
Và tất cả những nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái khi biết rằng lúc gặp phải những vấn đề quan trọng trong cuộc đời, họ sẽ được tiếp thêm sức mạnh khi tin tưởng tuyệt đối tổ chức sau lưng mình.

7. Hãy trả lương không công bằng

90% hoặc hơn giá trị của nhóm của bạn chỉ đến từ 10% thành viên giỏi nhất. Và tất nhiên, nhân viên tốt nhất của bạn đáng giá hơn những nhân viên trung bình. Họ có thể đáng giá hơn 50% hoặc thậm chí 50 lần so với các nhân viên khác.

Hãy bảo đảm rằng họ có thể cảm nhận được điều đó. Ngay cả khi bạn không có đủ nguồn lực tài chính để tạo cho họ sự khác biệt lớn trong việc lương bổng, cho họ một số đặc quyền khác biệt cũng sẽ có ý nghĩa.

8. Thuyết phục nhẹ nhàng

Hãy nhìn quanh bạn ngay lúc này và tìm hiểu xem làm cách nào mà môi trường xung quanh khuất phục bạn và những người trong đó.

Có dễ dàng không khi thấy kết nối của người khác? Có phải món ăn nhẹ kém dinh dưỡng nhất lại đang nằm trong tầm mắt khi mở tủ lạnh? Khi bạn email hay nhắn tin cho đồng nghiệp và bạn bè, việc đó để chia sẻ thông tin tốt hay xấu?

Chúng ta đều đang bị thuyết phục bởi môi trường xung quanh và thuyết phục cả những người xung quanh ta. Hãy dùng những yếu tố đó để làm bản thân và nhóm của bạn vui vẻ hơn và làm việc hiệu quả hơn. Sắp xếp lại khoảng không của bạn theo cách thúc đẩy những thái độ mà bạn muốn: Nếu bạn cần nhân viên hợp tác hơn nhưng lại bị cản trở bởi tấm ngăn, hãy dỡ bỏ chúng.

Hãy luôn chú trọng cách bạn gửi đi thông điệp tới nhóm của mình. Chia sẻ những việc làm tốt, như là số người tình nguyện tham gia hoạt động từ thiện ở địa phương, để có thể động viên những nhân viên khác tham gia. Bạn sẽ ngạc nhiên khi nhận ra những cảm giác khác nhau có thể được cảm nhận dù chỉ trong một vị trí.

9. Quản lý những kì vọng tăng dần

Đôi khi bạn sẽ gặp vấn đề và cần phải lùi một bước. Hãy sẵn sàng để đón nhận những khó khăn. Bạn nên biết rằng, bạn có thể nói với những nhân viên của mình là bạn đang thử nghiệm các ý tưởng của mình trước khi bắt đầu thực sự ứng dụng. Điều này sẽ giúp bạn thay đổi những người xung quanh từ phê bình thành ủng hộ bạn, và họ sẽ không nghi ngờ gì bạn nhiều nếu như mọi việc thất bại.

10. Tận hưởng! Và sau đó trở lại vị trí dẫn đầu và lại bắt đầu một lần nữa

Đây không chỉ là nỗ lực một lần duy nhất. Xây dựng nền tảng văn hóa và môi trường cần học hỏi và đổi mới không ngừng. Đừng lo lắng khi cố gắng làm tất cả mọi việc cùng một lúc. Thử nghiệm với một ý tưởng, hoặc một vài ý tưởng, học hỏi từ đó, điều chình lại chương trình, và làm lại từ đầu.
Điều thú vị ở cách thức này chính là một môi trường tốt là môi trường có thể tự củng cố chính mình: Những nỗ lực trên giúp đỡ lẫn nhau và cùng nhau tạo ra một tổ chức đầy tính sáng tạo, vui vẻ, chăm chỉ, và có năng suất làm việc cao. Nếu bạn tin rằng con người là tốt thì hãy sống với niềm tin đó trong công việc của mình.

(Theo Trí Thức Trẻ/Fortune)

>>  Tinh thần càng tích cực, năng suất làm việc càng cao

4 bí quyết vận dụng giá trị doanh nghiệp

Bí quyết để truyền tải và đưa các giá trị vào trọng tâm hoạt động của doanh nghiệp nằm ở việc diễn giải chúng một cách cụ thể và rõ ràng ở dạng hành vi.

Mỗi doanh nghiệp đều mang trong mình những giá trị hết sức quý báu, tuy nhiên rất ít doanh nghiệp thực sự cam kết sống và làm việc theo đúng các giá trị mà mình dày công gầy dựng; chính niềm tin mạnh mẽ vào hệ giá trị giúp tạo nền tảng vững chắc để từ đó văn hóa tổ chức được nuôi dưỡng và củng cố một cách mạnh mẽ. Với bối cảnh cạnh tranh khốc liệt như hiện tại, áp lực từ công việc dễ khiến cho các tổ chức ngày rời xa những quy tắc và giá trị cốt lõi của mình.

Bí quyết để truyền tải và đưa các giá trị vào trọng tâm hoạt động của doanh nghiệp nằm ở việc diễn giải chúng một cách cụ thể và rõ ràng ở dạng hành vi. Bằng cách mô phỏng và khen thưởng các hành vi phản ánh đúng giá trị của doanh nghiệp, nhân viên sẽ liên tục được nhắc nhở về niềm tin của tổ chức và làm thế nào để sống đúng với các nguyên tắc ấy. Ngoài ra, việc diễn giải các giá trị thành hành vi còn giúp doanh nghiệp dễ dàng quan sát, đo lường, đánh giá và quản lý các tiêu chuẩn của công ty.

Do vậy, đừng để các giá trị tổ chức nằm trơ trên giấy hay các tài liệu tuyển dụng một cách đầy lãng phí; hãy học cách tận dụng chúng như một công cụ hữu ích để phát triển doanh nghiệp của bạn theo 4 lời khuyên bên dưới:

1. Đặt giá trị làm trọng tâm

Thay vì được đặt làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động của tổ chức, các giá trị lại thường bị lãng quên khi doanh nghiệp tập trung đối phó với các thách thức, áp lực từ thương trường. Hệ giá trị sẽ không phát huy được tác dụng kì diệu nếu chúng không được ta ghi nhớ và áp dụng.

Vậy câu hỏi đặt ra là làm sao để hệ giá trị hiện diện như một trọng tâm của tổ chức?

Câu trả lời nằm ở việc nhấn mạnh với mỗi nhân viên tầm quan trọng của hệ giá trị đối với sự thành bại của doanh nghiệp. Ngoài việc thể hiện chúng trên website, các nhà quản lý cũng cần chú ý truyền tải thông điệp về giá trị tổ chức ở những nơi mà nhân viên thường xuyên tiếp xúc hay tập hợp, chẳng hạn như sổ tay nhân viên, căn tin hay phòng họp…Tại một số công ty, các giá trị được vẽ lên tường chung với logo của doanh nghiệp như một lời nhắc nhủ hàng ngày về tầm quan trọng của chúng.

2. Tuyển dụng dựa trên giá trị

Xây dựng một môi trường làm việc chú trọng giá trị tổ chức bắt đầu từ việc tuyển dụng dựa trên các giá trị đó. Mỗi doanh nghiệp nên phát triển một bộ câu hỏi phỏng vấn và đo lường dựa trên các giá trị riêng của mình nhằm đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên.

Hiển nhiên, một doanh nghiệp chú trọng tinh thần doanh nhân sẽ đặt ra các câu hỏi liên quan đến tố chất này để đảm bảo ứng viên khi gia nhập vào tổ chức có thể hoàn thành nhiệm vụ và củng cố thêm cho niềm tin vào hệ giá trị này.

Chính vì thế, sử dụng quy trình phỏng vấn để tìm kiếm và phát hiện ra các cá nhân có giá trị tương đồng với doanh nghiệp là việc làm rất quan trọng cần được nhấn mạnh.

3. Sống và làm việc theo giá trị

Cách tốt nhất để thực hành các giá trị là tích hợp chúng vào từng hoạt động của doanh nghiệp. Nói cách khác, đừng để chúng nằm bị động trên tường mà hãy lấy đó làm các nguyên tắc sống, làm việc hằng ngày.

Lấy ví dụ về giá trị có tên “Cho Đi” (Give more) của một công ty tên là VMware. Doanh nghiệp này cho phép nhân viên sử dụng 40 tiếng làm việc mỗi năm để làm công tác tình nguyện; ngoài việc đi làm tình nguyện cùng nhau, họ còn có một tổ chức từ thiện riêng phục vụ cho mục đích giáo dục, đầu tư và gây quỹ cho các cộng đồng đang tìm kiếm sự giúp đỡ

Bên cạnh đó, việc làm gương cũng đóng vai trò quan trọng không kém; lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp phải liên tục thực hành các giá trị tổ chức trong các công việc hàng ngày của mình nhằm khuyến khích nhân viên làm theo.

4. Khen thưởng theo giá trị

Lãnh đạo nên quảng bá cho hệ giá trị của tổ chức bằng cách khen thưởng các hành vi phản ánh đúng niềm tin của doanh nghiệp; đừng ngần ngại việc công khai khen ngợi ai đó vì đã hành xử theo đúng các nguyên tắc mà tổ chức chú trọng. Việc này không chỉ khiến người được thưởng cảm thấy vui sướng, mà còn có tác dụng khích lệ những nhân viên khác cố gắng noi theo.

Cần đảm bảo rằng các cá nhân có hành vi phản ánh đúng giá trị tổ chức nhận được sự chú ý tương xứng; đó có thể là việc được tuyên dương trên website của công ty, khen tặng danh hiệu “Nhân viên của tháng”, hay chỉ đơn giản là một cái vỗ vai động viên tinh thần.

(Entrepreneu/CafeBiz) 

>> 5 điều cần làm trước khi khởi nghiệp