Tập trung làm việc, sáng tạo với Pomodoro

Tập trung là yếu tố tối quan trọng để nâng cao chất lượng công việc và học tập. Nhưng hầu hết mọi người đều không thể duy trì được sự tập trung liên tục của mình.

Sự mất tập trung sẽ khiến chúng ta lãng phí rất nhiều thời gian. Rất nhiều người trong số chúng ta mất cả ngày mà không thể hoàn tất công việc đơn giản mà lẽ ra chỉ cần giải quyết trong 1 giờ đồng hồ.

Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng khi chúng ta đang làm 1 việc gì đó mà có việc khác xen vào (VD như nghe điện thoại) thì bộ não cần ít nhất 15 phút để có thể quay trở lại mạch suy nghĩ, tiếp tục tập trung vào công việc chính.

Sự tập trung sẽ bị ảnh hưởng bởi những công việc không liên quan, bởi sự mệt mỏi vì làm việc dài nhiều giờ, bởi kỷ luật bản thân…

Năm 1980, khi còn là sinh viên, Francesco Cirillo – CEO của 1 công ty phần mềm người Italia đã nhận thấy sự tập trung của mình thường giảm mạnh sau 1 khoảng thời gian và khi đó ông rất khó để giải quyết các bài tập. Sau đó Francesco Cirillo đưa ra giải pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc thay vì làm việc 1 thời gian dài liên tục.

Chiếc đồng hồ quả cà chua Pomodoro của Francesco Cirillo.

 

Ông đưa ra cách thức làm việc (học tập) tập trung cao trong thời gian 25 phút sau đó nghỉ ngắn 5 phút và lại bắt đầu 1 phiên làm việc 25 phút mới. Mỗi phiên làm việc 25 phút này, Francesco Cirillo gọi là 1 Pomodoro.

Pomodoro là gì?

Pomodoro (Đầy đủ theo tiếng Anh là Pomodoro Technique) là 1 phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc, được giới thiệu bởi Francesco Cirillo vào năm 1980.
Trong tiếng Italia Pomodoro có nghĩa là quả cà chua – Lý do là Francesco Cirillo đã dùng 1 chiếc đồng hồ hình quả cà chua để theo dõi thời gian khi sáng tạo ra phương pháp này…

5 bước để thực hiện phương pháp Pomodoro

1. Quyết định công việc sẽ làm
2. Thiết lập bộ đếm thời gian cho phiên làm việc Pomodoro. Theo truyền thống, 1 Pomodoro = 25 phút (Đôi khi, bạn sẽ nghe nói đến Pomodori – Pomodori là số nhiều của Pomodoro)
3. Tập trung làm 1 việc duy nhất đã định cho đến khi đồng hồ báo hết Pomodoro
4. Nghỉ ngắn từ 3 – 5 phút giữa các Pomodoro
5. Sau 4 phiên Pomodoro thì nghỉ dài hơn từ 15 – 30 phút

Các nguyên tắc của phương pháp Pomodoro

1. Trong 1 Pomodoro, nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu. Không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro
2. Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian.
3. Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.
4. Trong các khoảng thời gian nghỉ, bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều (VD như phi tiêu hay ngắm cá cảnh…)

Phần mềm Pomodoro

Có rất nhiều phần mềm để thực hiện việc theo dõi Pomodoro. Bạn có thể tải các phần mềm bằng cách tìm kiếm với từ khóa Pomodoro trên Google hoặc các kho ứng dụng của smartphone như AppStore với Apple, GooglePlay với Android như TeamViz. Đây là 1 phần mềm theo dõi Pomodoro khá tốt và hoàn toàn miễn phí.

TeamViz tương thích với hầu hết các nền tảng phổ biến như Windows, Mac, Android, iOS, Ubuntu… và có khả năng đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị với nhau.

Theo Trí Thức Trẻ

>> Đa năng bất lợi

>> Tập Trung Để Thành Công

10 giây giúp bạn từ nhà lãnh đạo tốt trở nên vĩ đại

Tất cả chỉ mất 10 giây để bạn nhớ những điều cần làm từ đó biến mình từ nhà lãnh đạo tốt trở nên vĩ đại

Trong bất kỳ thời điểm lịch sử nào đều sinh ra những nhà lãnh đạo vĩ đại. Họ là những người tự tin và dũng cảm, nhất quán trong nghệ thuật lãnh đạo để chỉ cho mọi người đường đi tới thành công. Không dễ dàng để trở thành nhà lãnh đạo vĩ đại nhưng chúng ta có thể học hỏi theo tấm gương, bài học từ họ để trở thành nhà lãnh đạo tốt hơn trong một tổ chức.

1. Tạo một tầm nhìn rõ ràng

Những nhà lãnh đạo vĩ đại tập trung vào tương lai. Họ có một bức tranh rõ ràng về những gì họ muốn và biến nó thành hiện thực. Họ rất phấn khích về tương lai và không lãng phí thời gian bởi việc bị mắc kẹt trong quá khứ.

2. Chia sẻ rõ tầm nhìn của bạn cho người khác

Các nhà lãnh đạo vĩ đại có khả năng mô tả tương lai và tầm nhìn bằng cách sử dụng những từ ngữ, hình ảnh và cảm xúc từ đó quyến rũ và lôi kéo những người xung quanh. Họ thoải mái chia sẻ nghệ thuật lãnh đạo với những người tìm đến họ để có được chỉ dẫn và sự hỗ trợ.

3. Nhất quán trong tính cách

Những nhà lãnh đạo vĩ đại không thay đổi như thủy triều lên xuống. Mặc dù họ linh hoạt và cở mở với những ý tưởng mới nhưng luôn nhất quán với những niềm tin và giá trị của mình. Tất cả mọi người xung quanh đều biết họ có thể dựa vào sự nhất quán trong tư tưởng và hành động này của nhà lãnh đạo để thực thi nhiệm vụ.

4. Khiêm nhường

Những nhà lãnh đạo tuyệt vời biết rằng nếu không có sự khiêm nhường bạn không thể học hỏi được bất kỳ điều gì. Họ sẵn sàng thừa nhận sai lầm, đón nhận phản hồi và cởi mở với những lời gợi ý, đề nghị. Một trong những điều đặc biệt của họ là luôn hứng thú với việc học hỏi và hoàn thiện bản thân.

5. Giữ tập trung và tiến về phía trước

Những nhà lãnh đạo lớn tập trung vào kết quả. Họ là miễn dịch với các yếu tố gây phân tâm, những vòng lặp, các rào cản và họ giữ những người khác tập trung và di chuyển tốt về phía trước.

6. Thể hiện sự kiên trì và lòng can đảm

Những nhà lãnh đạo xuất sắc bắt tay hành động ngay lập tức và làm việc siêng năng. Họ không thay đổi hoặc trở bối rối khi gặp một vấn đề phát sinh thay vào đó luôn kiểm soát mọi việc với sự tự tin. Niềm tin này dẫn dắt họ luôn di chuyển về phía trước.

7. Kết nối các dấu chấm

Đây cũng là đặc điểm của công việc sáng tạo, yếu tố không thể thiếu với các nhà lãnh đạo vĩ đại. HỌ có thể thấy được bức tranh lớn và hiểu được sự kết nối giữa các thành phần- một kỹ năng mà phải cần tới những thói quen làm việc vĩ đại của bộ não để xây dựng được.

8. Suy nghĩ chiến lược

Những nhà lãnh đạo vĩ đại luôn tập trung ánh mắt hướng tới tương lai. Họ có một ý thức rõ ràng về những gì phải làm và dự đoán, vạch ra những kế hoạch chiến lược dài hạn thay vì những phản ứng ngắn hạn, tức thời.

9. Nhanh nhẹn và linh hoạt

Học hỏi nhanh nhạy là yếu tố không thể thiếu với những nhà lãnh đạo vĩ đại. Họ biết cách xem xét mọi thứ xung quanh mình và làm cho chúng có ý nghĩa, họ đặt ra hàng tá câu hỏi. Họ hiểu làm cách nào để thay đổi hành vi của mình nhằm ứng biến với sự thay đổi của hoàn cảnh mà không mất định sự nhất quán trong bản chất.

10. Hãy công bằng

Các nhà lãnh đạo tuyệt vời là những người công bằng và luôn tránh đứng về bên nào trong các cuộc tranh chấp. Ngoài ra những người này sẽ luôn biết nơi họ đứng là ở đâu, điều gì mong đợi ở họ và họ có thể trong chờ phần thưởng là gì.

Việc hoàn thiện nghệ thuật lãnh đạo không phải là điều có thể xảy ra một sớm một chiều nhưng là điều có thể thực hiện được nếu bạn cố gắng học hỏi. Đối với bất kỳ tổ chức nào muốn trở nên vĩ đại, điều không thể thiếu chính là các nhà lãnh đạo tuyệt vời.

 Theo Trí Thức Trẻ/Inc

>> 15 phẩm chất tương đồng của các nhà lãnh đạo hàng đầu

Làm gì để tập trung tốt hơn?

Bất kể nguyên nhân là gì, năng suất lao động kém chính là hệ quả của việc thiếu tập trung trong công việc.

Mất tập trung là một trong những kẻ thủ lớn nhất của tính hiệu quả trong công việc. Trên thực tế, bất kể bạn có bao nhiêu kỹ năng, thời gian hay nguồn lực đi nữa, nếu không thể tập trung nổ lực cho mục tiêu của mình, bạn sẽ phải đối diện với thất bại hoặc hoàn thành dự án chậm hơn so với tiến độ đề ra.
Chúng ta đều đã từng có lúc mất tập trung do bị thiếu ngủ, do những nỗi lo âm ỷ trong tâm trí, hay do những nguyên nhân hết sức tầm thường như việc bị phân tâm bởi một bài báo mạng. Bất kể nguyên nhân là gì, năng suất lao động kém chính là hệ quả của việc thiếu tập trung trong công việc. May mắn thay, có rất nhiều lời khuyên và công cụ hữu ích giúp chúng ta phục hồi và cải thiện tập trung cho trí lực.

1. Loại bỏ những thứ không liên quan

Hãy tách biệt mình khỏi những thứ làm bạn mất tập trung để dành trọn vẹn thời gian cho một công việc quan trọng mà bạn phải giải quyết, bạn sẽ cảm thấy bất ngờ khi nhận ra có bao nhiêu thứ đang chiếm lấy tâm trí bạn mà không hề hay biết.

Ví dụ, bạn đang soạn thảo hợp đồng dịch vụ, hãy loại bỏ hết những thứ không liên quan đến công việc này: tắt email, ngắt kết nối Internet, hoặc bất cứ phần mềm nào bạn đang chạy, tắt điện thoại, cất danh sách các việc cần làm,… Một khi thứ duy nhất trước mặt bạn là công việc mà bạn phải hoàn tất, bạn sẽ không còn lựa chọn nào khác ngoài việc tập trung toàn lực cho nó.

2. Dinh dưỡng đúng cách

Bộ não không thể làm việc tốt nếu không được tiếp đủ “nhiên liệu”. Ăn đủ 3 bữa và xen giữ bằng các bữa ăn nhẹ sẽ giúp cải thiện mức độ tập trung của bạn. Cần phải đảm bảo rằng bạn sử dụng các thực phẩm đầy đủ dinh dưỡng chứ không phải thức ăn nhanh. Ngoài ra, một chút caffeine từ trà hay cà phê sẽ cải thiện khả năng tập trung của bạn; tuy nhiên không nên lạm dụng chúng quá mức cho phép, sử dụng quá nhiều caffeine sẽ làm bạn cảm thấy nao núng, khó tập trung. Nhai kẹo cao su cũng là một cách hay giúp tăng cường khả năng của não bộ.

3. Đi bộ thường xuyên

Đi bộ là chọn lựa phổ biến của người bận rộn để cải thiện sức tập trung, cũng như những môn thể dục thể thao khác. Một buổi đi bộ giúp bạn quên đi những nhọc nhằn và mệt mỏi trong ngày làm việc, đồng thời tăng cường tuần hoàn máu giúp tăng lượng oxygen lên não, kích thích cơ thể sản sinh ra endorphins, mang lại cảm giác sảng khoái, minh mẩn. Luyện tập thể dục là phương pháp hữu hiệu để giải phóng căng thẳng và kích thích não bộ, chỉ 10 phút mỗi ngày cũng đủ để bạn cảm nhận được kết quả khác biệt.

4. Tạo áp lực cho bản thân

Các hạn chót thường tạo cảm giác căng thẳng, do vậy việc thiết lập các hạn chót chặt hơn có vẻ phản khoa học. Tuy nhiên, bộ não chúng ta được thiết kế để làm việc tốt dưới áp lực, vì thế việc thắt chặt thời hạn hoàn thành cho các công việc sẽ giúp tạo sự tập trung cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
Ví dụ, bạn thấy khó lòng mà tập trung được cho dự án trong suốt cả tuần, thay vì vậy hãy giới hạn thời gian còn 1 ngày, cố gắng thúc đẩy bản thân để làm hết mọi việc trong thời hạn đề ra, bạn sẽ không có chút thời gian rỗi nào để phân tâm. Với cách này, bạn tự tạo cho mình một tình trạng khẩn cấp tạm thời, nhưng lại có hiệu quả như thật và không phải chịu hệ quả nặng nề nếu thất bại.

5. Phân chia khung thời gian

Một thủ thuật mà nhiều người thường dùng là chia nhỏ công việc và phân bổ vào các khung thời gian. Việc cấu trúc, sắp xếp thế nào hoàn toàn phụ thuộc vào mỗi người, bạn có thể bố trí xem kẽ các giờ giải lao, ăn nhẹ hay các hoạt động khác để giúp bạn khôi phục năng lượng. Điểm mấu chốt là việc có một kế hoạch chi tiết, phân chia công việc ra từng phần dễ nuốt vơi thời gian cụ thể để hoàn thành nó.

6. Thực hành thiền định

Đôi khi, việc thiếu tập trung là hậu quả của một tư duy mệt mỏi. Nếu bạn bị căng thẳng hay choáng ngợp với công việc hoặc lo lắng, hãy thử gạc bỏ hết các rắc rối đó bằng thiền định. Tìm một nơi yên tĩnh, nhắm mắt lại và tập trung vào hơi thở để giải tỏa mọi căng thẳng bạn đối mặt.

Mục tiêu khi ngồi thiền là bạn không được nghĩ gì, bất cứ khi nào có thứ gì hiện lên trong đầu, bạn chỉ cần biết được sự hiện diện của nó, sau đó cho qua một cách thật nhẹ nhàng. Cần phải thực hành nhiều lần mới có thể nhập định thành công, tuy nhiên công sức bỏ ra sẽ rất đáng vì đây là phương pháp vô cùng hữu hiệu để khởi động lại trí lực, cho phép chúng ta tập trung làm việc hiểu quả hơn.

Hãy thử nghiệm những phương pháp trên torng công việc, sở thích, hay bất cứ lĩnh vực nào trong cuộc sống mà bạn cần phải tập trung. Bạn sẽ thấy bât ngờ khi nhận ra sự thay đổi trong trí lực và năng suất làm việc của mình. Với khả năng tập trung cao độ, bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn và cảm thấy tốt hơn về bản thân và công việc của mình.

Theo Trí Thức Trẻ/Inc.

>> Tập trung cao độ, bí quyết thành công của triệu phú trẻ Max Levchin

Tập trung cao độ, bí quyết thành công của triệu phú trẻ Max Levchin

Max Levchin, đồng sáng lập Paypal, cha của hai cô con gái và hiện tại đang điều hành 5 công ty khởi nghiệp khác nhau sẽ chia sẻ cách để luôn giữ được sự tập trung và cân bằng giữa cuộc sống và công việc.

- Max Levchin, người Ucraina – 39 tuổi là một trong những tỉ phú trẻ tuổi, những người đã “làm mưa, làm gió” ở thung lũng công nghệ Silicon. Sau khi rời PayPal, Levchin bỏ túi 34 triệu USD khi công ty được bán cho eBay, sau đó sáng lập ra nhiều công ty khởi nghiệp khác.

- Điều hành một loạt doanh nghiệp, Levchin luôn tìm cách làm cho mình bận rộn. Tài sản ròng ước tính của Max Levchin là khoảng 300 triệu Đôla.

- Levchin sẽ chia sẻ cách để giữ cho tinh thần luôn được tập trung, cũng như để cân bằng giữa cuộc sống và sự nghiệp.

---

Triệu phú trẻ tuổi Max Levchin – chàng trai tuổi trẻ tài cao ở thung lũng Silicon đã có những chia sẻ rất hữu ích về việc giữ tập trung.

Max Levchin, người Ucraina – 39 tuổi là một trong những tỉ phú trẻ tuổi, những người đã “làm mưa, làm gió” ở thung lũng công nghệ Silicon (Mỹ). Ở PayPal, Levchin là đồng sáng lập và là giám đốc công nghệ, được ca ngợi với những nỗ lực to lớn chống gian lận trong các giao dịch của PayPal.
Sau khi rời PayPal, Levchin bỏ túi 34 triệu USD khi công ty được bán cho eBay, sau đó sáng lập ra Slide. Google đã mua lại Slide với giá 182 triệu USD vào tháng 8/2010 và Levchin trở thành phó chủ tịch phụ trách lập trình của Google vào ngày 25/8. Một năm sau, Google đóng cửa Slide và Levchin ra đi.

Với kinh nghiệm điều hành Slide, anh đã giúp thành lập Yelp vào năm 2004 (và hiện là cổ đông lớn nhất của công ty), được bầu vào ban giám đốc điều hành Evernote và là đồng sáng lập công ty dịch vụ tài chính Affirm.

Trong vài năm gần đây anh thành lập công ty tên HVF (viết tắt của “Hard, Valuable and Fund”), chuyên đầu tư cho những dự án về khởi nghiệp, đồng thời gia nhập ban giám đốc của Yahoo. Anh luôn tìm cách làm cho mình bận rộn. Tài sản ròng ước tính của Max Levchin là khoảng 300 triệu Đôla.

Để đạt được thành công như vậy đòi hỏi một năng lực tập trung cao độ.

Max Levchin cho biết “Một ngày làm việc hiệu quả của tôi đó là khi tôi chuẩn bị ngủ, nghĩ về công việc một ngày và rút ra kết luận: Hôm nay tôi đã hoàn toàn kiểm soát công việc chứ công việc không kiểm soát tôi”.

“Tôi thường thức giấc vào lúc 5h30 phút và dành 1 giờ sau đó để kiểm tra những việc xảy ra vào đêm hôm trước, thường là kiểm tra email gửi từ Trung Quốc. Glow, công ty phần mềm mà tôi đồng sáng lập có trụ sở tại Thượng Hải. Sau khi thị trường tài chính Mỹ mở cửa, tôi đọc lướt tin tức một lượt sau đó vạch ra 5 công việc cần làm trong ngày.

Một số công việc sẽ không thể hoàn thành vì thế trước tiên tôi copy bảng công việc của ngày hôm trước vào Evernote. Tôi không phải là người cuồng lập danh sách công việc nhưng tôi làm vậy hàng ngày để biết chính xác việc cần làm.

Sau đó tôi đạp xe tập thể dục. Nếu hôm nào trời mưa hoặc khá lạnh, tôi sẽ tập trên máy đạp xe trong nhà. Việc tập luyện này đôi khi hiệu quả hơn vì một chương trình đạp xe sẽ kéo dài trong vòng 90 phút. Điểm tiện lợi khi tập trên máy đạp là đầu óc hoàn toàn thư thái, không phải điều chỉnh xe mà chỉ lặp lại động tác đạp mà thôi.

Tôi tận hưởng cảm giác tập thể dục vào buổi sáng. Nó khiến tôi tràn đầy sinh lực, đủ năng lượng lao động cho một ngày. Bên cạnh đó còn có yếu tố tâm lý. Việc đạp xe tạo cho tôi cảm giác đạt được thành tựu. Vì thế, dù có một ngày làm việc tồi tệ, ít nhất tôi đã đạp xe rất nỗ lực.

Tôi thường tới văn phòng vào lúc 8 giờ sáng. Tôi thích đến sớm vì khi đó khả năng vận động khá cao. Tôi di chuyển rất nhiều, chính vì lý do đó mà tôi ở đây. Tôi có hai bàn làm việc ở hai bên khác nhau của văn phòng tuy nhiên tôi rất ít khi có mặt tại bàn làm việc của mình. Thay vào đó, tôi hay ngồi ở bất kì nơi nào trong công ty, từ phòng ăn đến phòng tắm.

Mọi nhân viên đều biết rằng nếu tôi không nói chuyện điện thoại thì họ đều có thể đến và nói chuyện với tôi. Tôi đã buộc mình thực hiện điều này sau một cuộc điều tra kín để nghe phản hồi từ nhân viên của mình được thực hiện vào năm ngoái. Mọi người nói rằng “chúng tôi thực sự không thể biết được Max đã ở đâu và vào lúc nào vì anh ấy luôn bận rộn, nhưng nếu biết được điều đó thì quả là rất tuyệt vời”.

“Công việc của Giám đốc điều hành rất bận rộn, bạn sẽ luôn phải tìm cách để nhân viên của mình hoạt động hiệu quả nhất, từ đó sẽ thu được kết quả cao. Để phục vụ cho điều đó đòi hỏi bạn luôn phải trong tư thế sẵn sàng. Tôi là một người sống hướng nội vì vậy việc phải lắng nghe người khác suốt một thời gian dài quả là cực hình đối với tôi.

Tôi muốn được tập trung trong một khoảng thời gian đủ lâu để giải quyết những việc căng thẳng, nhưng công việc của Giám đốc điều hành không cho bạn làm điều đó. Có nhiều thứ bất ngờ xảy ra và cần bạn phải giải quyết ngay, và những điều này làm gián đoạn công việc của bạn.

Vì vậy để tiết kiệm thời gian tôi đã quyết định có mặt trong giờ ăn trưa và lắng nghe những câu hỏi của nhân viên. Điều này làm giảm đi những những câu hỏi của họ vào những thời gian khác. Từ đó tôi sẽ có được khoảng thời gian riêng để tập trung giải quyết công việc mà không bị gián đoạn.”
“Công việc của Giám đốc điều hành là phải không ngừng tìm cách để nhân viên của mình hoàn thành tốt nhất công việc của họ.” - Max Levchin, HVF.

Ngồi đối diện trước cửa phòng tắm là một lựa chọn chiến lược, bởi vì mọi người đều phải đi đến đó. Và khi bạn xuất hiện tại đây luôn luôn có những người đi qua và nói với bạn “Ồ tôi có vài câu hỏi muốn tham khảo ý kiến của ông.” Điều này giúp bạn giảm thời gian trả lời email, thay vì trả lời qua lại bạn có thể ngồi cạnh họ và thảo luận một cách nhanh chóng.

“Tôi duy trì cuộc họp với những người điều hành ba lần một tuần với thời gian mỗi lần từ 30 đến 40 phút. Trong cuộc họp, các giám đốc điều hành của tôi đưa ra những khó khăn mà họ đang mắc phải. Đối với một số người tôi sẽ sắp xếp một cuộc họp riêng, nhưng nếu vấn đề không mang tính bí mật tôi muốn giải quyết chúng trong cuộc họp chung.

Gần đây tôi đã có cuộc thảo luận với giám đốc công nghệ thông tin về bản đồ dẫn đường Affirm và cuộc thảo luận này được diễn ra tại nhà ăn tự phục vụ trong công ty. Với Affirm chúng tôi đang thúc đẩy khái niệm về minh bạch tài chính - chúng tôi đang cố gắng xây dựng một ngân hàng cho tương lai.

Minh bạch mọi thứ là chìa khóa mang đến thành công cho một thể chế tài chính phục vụ giới trẻ, những người đã quá mệt mỏi với những bí mật và rất khó khăn để hiểu hết và ngành ngân hàng. Vì vậy những tranh luận về những sản phẩm nên hay không nên xây dựng đều phải được thực hiện một cách cởi mở. Đôi khi nó gây ra những tranh cãi, nhưng nó lại mang đến điều tuyệt vời cho mọi người khi biết được những quyết định được đưa ra như thế nào.”

“Nếu tôi thực sự phải tập trung vào công việc sáng tạo, tôi sẽ đi đến quán cà phê. Tôi thích che giấu thân phận của mình với những người xung quanh và đặt mình bên ngoài cuộc sống của họ. Ngoài ra tôi cũng nghiền uống cà phê. Mỗi ngày tôi dành cho mình một vài thời gian riêng tách ra ngoài công việc với mọi người để làm bất cứ điều gì mình phải thực hiện.

Tôi sẽ không nhấc điện thoại trừ khi đó là vợ tôi. Tôi sẽ không kiểm tra email, tắt ứng dụng nhắn tin. Điều đó giúp tôi tăng năng suất làm việc của mình lên.”

“Tôi đã thử nhiều cách để đo mức độ hiệu quả của mình trong công việc. Ví dụ như tôi theo dõi thời gian của các cuộc họp, và giải quyết bao nhiêu vấn đề trong đó. Tôi cũng bị ám ảnh khi theo dõi tốc độ đọc sách của tôi, và tôi cũng có thể tiết lộ cho bạn biết về hộp thư của mình trong 20 đến 30 ngày trước.

Mục tiêu của tôi là luôn cố gắng để hộp thư của mình trong trạng thái rỗng, nhưng bạn biết đấy hàng ngày tôi thường nhận khoảng 800 email. Nếu đến cuối ngày chỉ còn khoảng 100 email chưa trả lời thì tôi cũng coi đó là một ngày làm việc hiệu quả.

Nếu đó là con số hơn 200 email thì tôi sẽ không đi ngủ cho đến khi giải quyết hết chúng. Tôi đã thử tất cả các chương trình quản lý email khác nhau nhưng đối với tôi chúng chỉ làm cho công việc của tôi thêm nhiều hơn. Vì vậy tôi chỉ cố gắng làm việc với hộp thư của tôi mà thôi.

Để làm điều đó tôi luôn hối thúc người làm việc cùng viết email ngắn gọn đi luôn vào chủ đề chính. Nếu bạn cần gửi một email dài hơn bạn cần phải mở đầu bằng tiêu đề giống như “Đây là email dài và tôi cũng không mong nhận lại được như vậy.” Một email cần câu trả lời ngay lập tức thì phải có một chủ đề duy nhất. Nếu tôi được gửi cùng với một nhóm thì tôi không nghĩ mình sẽ trả lời nó.”

“Một lưu ý nhỏ là tôi luôn đặt ra mục tiêu trong một ngày làm việc của mình. Tôi có thể nói “Tôi sẽ xóa 50 tin nhắn trong hộp thư của mình trong một giờ tới.” Luôn có một danh sách dài công việc cần phải làm nhưng tôi sẽ luôn cảm thấy vui sướng khi đạt được những mục tiêu nhỏ nhoi hay vứt những thứ không cần thiết ra khỏi đầu.

Tôi đã học được rằng việc làm giảm năng suất lớn nhất đối với tôi là việc phải chuyển đổi nội dung công việc hay chuyển chủ đề từ A sang B.

Dù bạn thông minh hay nhanh nhạy thế nào thì cũng mất một khoảng thời gian nhất định để giải quyết một nhiệm vụ nào đó. Tôi đã cố gắng để phân bổ thời gian trong ngày của tôi hợp lý, có những giây phút nghỉ ngơi giữa giờ. Do vậy tôi sẽ cố gắng giải quyết hết các vấn đề cho Affirm trước khi chuyển sang chuyện của Glow.

Câu thần chú hiệu quả nhất của tôi đó là “tập trung”. Nếu vừa làm việc vừa lo nghĩ vẩn vơ về những điều khác thì năng suất làm việc sẽ giảm một cách đáng kể. Bất cứ lúc nào đồng nghiệp hoặc nhân viên của nó nói với tôi rằng “Tôi lo lắng về việc cạnh tranh sản phẩm”, tôi sẽ trả lời “hãy tập trung”. Tôi còn không lo việc đó, thì họ lo làm gì chứ?!”

( Theo Theo Trí Thức Trẻ)

>> Đừng tham việc, hãy tập trung vào một thứ thôi

Đừng chỉ ngưỡng mộ, hãy học 5 điều sau từ Bill Gates

Đây là 5 bài học của Bill Gates mà ai cũng nên suy ngẫm, học hỏi để tìm ra giá trị cuộc sống cho mình. 

Không chỉ là người giàu có nhất hành tinh, Bill Gates còn là tấm gương thành công, làm việc không ngừng nghỉ để cải thiện cuộc sống, đóng góp cho nhân loại thông qua con đường từ thiện hào phóng của mình. Sau đây là 5 bài học của Bill Gates mà ai cũng nên suy ngẫm, học hỏi để tìm ra giá trị cuộc sống cho mình.

Tập Trung Để Thành Công

Gates và Buffett đã cùng đưa ra một câu trả lời cho sự thành công, gồm duy nhất một từ: “Tập trung”. 

Trong lần đầu Bill Gates gặp Warren Buffett, chủ tọa của bữa tối – mẹ của Bill Gates – đã hỏi mọi người trong bàn ăn rằng yếu tố nào quan trọng nhất làm nên thành công trong cuộc sống của họ. 

Gates và Buffett cùng đưa ra một câu trả lời, gồm duy nhất một từ: “Tập trung”.

Tôi thích sự rõ ràng trong câu trả lời của họ, nhưng tôi cũng lo lắng nghĩ nhiều người có thể hiểu sai câu trả lời này, như thi sỹ Rudyard Kipling đã từng làm thơ: “Bị kẻ bất lương làm bẫy lừa kẻ dại”.

Tôi ủng hộ sự tập trung trong công việc, cuộc sống cũng như vai trò lãnh đạo.

Tuy nhiên, rất nhiều người có thể không hiểu hết chiều sâu và sắc thái của vấn đề này.

Đơn giản nhất, nhiều người nghĩ chỉ có một kiểu “tập trung”.

Tập trung ở dạng danh từ. 

Khi mọi người nói họ “tập trung”, thường ám chỉ họ có một mục tiêu duy nhất.

Đó là một thứ bất biến. Giống như khi cả thế giới chứng minh rằng cố chạy 1 dặm trong ít hơn 4 phút là điều ngu ngốc, bởi lẽ cấu trúc xương con người không cho phép, nhưng sinh viên Y khoa Roger Bannister đã “điên rồ” dành nhiều năm rèn luyện để phá vỡ khẳng định khoa học này.

Nó cũng giống như khi cựu Tổng thống John F. Kennedy giao nhiệm vụ cho NASA đưa người lên không gian và trở về trái đất một cách an toàn trước khi thập kỷ chấm dứt vào năm 1961.

Nói chuyện gần đây, nó giống như khi Bill Gates bày tỏ giấc mơ trong đó mỗi người trên thế giới có một chiếc máy tính để bàn.

Mặt tốt của “sự tập trung” là nó rõ ràng, đầy động lực: Bạn theo đuổi một mục tiêu duy nhất và không bị phân tâm giữa đường; bạn tạo đà đi lên trong khi nhiều người bị dạt ra hai bên khi cùng theo đuổi mục tiêu ấy.

Tuy nhiên, tập trung ở dạng danh từ cũng có mặt tối. Ví dụ như với trường hợp của Kodak.

Kodak quyết tâm chỉ theo đuổi một mục tiêu duy nhất, và điều này đã suýt giết chết thương hiệu.

Họ bị mắc kẹt trong thời đại của camera kỹ thuật số.

Họ tập trung vào việc rửa ảnh và tăng cường chất lượng phim cổ điển đến nỗi họ không nhìn thấy hoặc không chịu chấp nhận bước chuyển mình trong lĩnh vực.

Đây là lúc phải xem xét loại “tập trung” thứ hai.

Tập trung dưới dạng động từ.

Tập trung không phải là một thứ bạn có, nó là một điều bạn làm.

Loại tập trung này không hề tĩnh, nó là cả một quá trình mãnh liệt, sôi nổi, liên tục và lặp đi lặp lại.

Nó giống như khi Steve Jobs nói với bạn thân Jony Ive ngày này qua ngày khác: “Tôi bảo, nghe hơi điên một tí, nhưng sẽ ra sao nếu chúng ta…” cho đến ngày một ý tưởng hay ho nảy ra khỏi bọc.

Nó là một quá trình khám phá không ngừng để xem điều gì đang diễn ra, và xem xem “sự tập trung” nên là gì.

Khi sự tập trung là cố định, nó tạo ra thảm họa. 

Tưởng tượng một buổi sáng tỉnh dậy, bạn cố định hướng mắt nhìn ở một chỗ, không dịch chuyển trong cả ngày. Chắc chắn ngày hôm đó sẽ là một ngày thiếu tập trung.

Mắt con người hiển thị rõ nét khi đồng tử co vào, giãn ra liên tục. Cuộc sống và công việc của chúng ta cũng vậy.

Chỉ nói “chúng ta đã tập trung” là chưa đủ, như vị tướng người Thụy Sỹ – Dwight D. Eisenhower đã từng khẳng định: “Sự tập trung chẳng là gì, tập trung mới là tất cả”.

Điểm yếu của một người chỉ “tập trung” dưới dạng động từ là nó thể dẫn đến sự năng động thái quá.

Nó có thể khiến anh ta đưa ra quyết định hay sửa đổi chúng quá nhanh, khiến đà tiến lên chưa kịp hình thành đã bị tiêu biến.

Nó có thể tạo cảm giác tốc độ ảo, khi anh ta cảm thấy mình đang chuyển động không ngừng, nhưng thực chất anh ta đang dậm chân tại chỗ.

Câu trả lời của Bill Gates và Warren Buffet bao hàm cả hai hai loại “tập trung”. 

Giáo sư Henry Mintzberg từng nói có hai loại chiến lược: Một là chiến lược thận trọng, nơi người lãnh đạo phát triển một tầm nhìn rõ ràng và hướng đi tới các mục tiêu dài hạn, trung hạn và ngắn hạn ấy. Đây là tập trung ở dạng danh từ.

Hai là chiến lược đột xuất, khi người lãnh đạo phản ứng trước các tình huống không lường trước cũng như các cơ hội bất ngờ. Đây là tập trung ở dạng động từ.

Chỉ khi kết hợp được hai dạng này, chúng ta mới tập trung được vào điều gì là quan trọng nhất.

Dưới đây là ba cách để kết hợp hai loại tập trung này.

Hỏi đúng câu hỏi. Bill Gates đã từng nói về Warren Buffet như sau:

Tôi có dịp gặp ông lần đầu trong một bữa tối do mẹ tôi sắp xếp.

Trên đường tới đó, tôi nghĩ: “Sau mình lại phải gặp gỡ một tay chơi chứng khoán?”.

Tôi nghĩ ông ấy chỉ tận dụng những yếu tố biến thiên trên thị trường, như khối lượng, giá cả, để đưa ra quyết định.

Nhưng khi chúng tôi bắt đầu nói chuyện ngày hôm đó, ông ấy không hỏi tôi bất cứ thứ gì trong số trên.

Thay vào đó, ông đặt những câu hỏi lớn về các nền tảng cơ bản của công ty tôi. “Tại sao IBM không làm được như Microsoft? Tại sao Microsoft thu lợi nhiều đến vậy?”

Đó là lúc tôi nhận ra ông ấy nghĩ về kinh doanh một cách thâm thúy hơn những gì tôi đánh giá.

Để có thể tập trung, chúng ta cần thoát li. Tôi từng có dịp tham gia một buổi hỏi đáp với Bill Gates tại trụ sở của Quỹ từ thiện Melinda Gates Foundation ở Seattle, Washington.

Bill kể rằng ông vừa hoàn thành “Tuần Suy Nghĩ” của mình. Tôi đã từng nghe về “Tuần” này trước đó, nhưng không nghĩ rằng nó xuất phát từ những năm 1980, thời điểm huy hoàng nhất của Microsoft.

Nói đơn giản, cứ 1 năm 2 lần, trong thời điểm công ty phát triển chóng mặt nhất, Bill Gates lại dành ra thời gian và không gian rời xa công việc trong một tuần, không làm gì cả và chỉ đọc sách, báo, nghiên cứu công nghệ và nghĩ về bức tranh toàn cảnh. 

Đến ngày nay, ông vẫn dành một chút thời gian riêng giữa những ngày bận rộn điều hành quỹ chỉ để Nghĩ.

Không cần biết bạn có thể dành ra 1 tiếng 1 ngày, 2 tuần 1 năm, hay thậm chí chỉ 5 phút mỗi sáng, chúng là phương tiện cần thiết để bạn thoát li cuộc sống thường nhật bận rộn.

Biết giá trị của thời gian. Như Bill Gates đã viết:

Dù có nhiều tiền đến đâu, bạn cũng không thể mua được thời gian. 

Mỗi ngày, mỗi người chỉ có 24 giờ. Warren hiểu rất rõ điều này.

Ông ấy không để lịch làm việc bị lấp đầy bởi những cuộc họp vô nghĩa.

Mặc khác, ông lại rất hào phóng về thời gian với những người ông tin tưởng.

Ông đưa số điện thoại cá nhân cho những chuyên gia tư vấn thân cận tại Berkshire, nói họ có thể gọi ông bất cứ lúc nào, và ông sẽ nghe máy.

Khả năng tập trung vào điều quan trọng là một năng lực rất mạnh, có thể là mạnh nhất trong một thế giới nơi chúng ta liên tục bị các ý tưởng, thông tin và quan điểm làm xao nhãng.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn dành năng lượng cho những gì thực sự là cần thiết, bạn cần phải bồi đắp cả hai loại “tập trung”.

Chỉ bằng cách này, bạn mới có thể trả lời một cách tự tin câu hỏi: “Giờ cái gì là quan trọng?”. 

*Bài dịch thể hiện quan điểm đang trên blog cá nhân của Greg McKeown – tác giả nhiều đầu sách kinh doanh bán chạy, cộng tác viên của Thời báo New York và Nhật báo phố Wall 

>> Đừng chỉ ngưỡng mộ, hãy học 5 điều sau từ Bill Gates 

Theo Bizlive